Nhập kho (Ngành hàng bán buôn, bán lẻ) I. Giới thiệu chung Nhập kho là tính năng giúp cửa hàng quản lý và ghi nhận các hoạt động nhập hàng hóa vào kho trong quá trình kinh doanh. Tại đây, người dùng có thể tạo, cập nhật và quản lý các phiếu nhập kho, theo dõi thông tin sản phẩm, số lượng nhập, kho nhận và các thông tin liên quan. Tính năng giúp cửa hàng kiểm soát hàng hóa nhập vào, cập nhật số lượng tồn kho chính xác và thuận tiện theo dõi lịch sử nhập hàng. II. Thao tác cơ bản Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế. 1. Tạo phiếu nhập kho Tình huống: Cửa hàng cần nhập hàng hóa vào kho và muốn tạo phiếu nhập kho để ghi nhận thông tin sản phẩm, số lượng và kho nhập trên hệ thống. Thao tác thực hiện như sau: Tại phân hệ quản lý Kho hàng → chọn Nhập kho . Nhấn nút + Thêm.: Điền thông tin Kho nhập hàng, Nơi nhận hàng, Sản phẩm, Số lượng...: nhấn nút Lưu để hoàn tất: 2. Cập nhật phiếu nhập kho Tình huống: Bạn muốn cập nhật thông tin phiếu nhập sau khi có thay đổi về số lượng hàng hóa thực tế. *Lưu ý: chỉ có thể cập nhật phiếu nhập kho có trạng thái Tạo mới. Thao tác thực hiện như sau: Tại phân hệ quản lý Kho hàng → chọn Nhập kho. Nhấn vào phiếu Nhập kho cần cập nhật: Nhập thông tin cần chỉnh sửa → nhấn Lưu để hoàn tất 3. Xóa phiếu nhập kho Tình huống: Phiếu nhập kho được tạo nhầm, bị trùng hoặc có thông tin không chính xác và không còn sử dụng, cần xóa khỏi hệ thống. *Lưu ý: chỉ có thể xóa phiếu nhập kho có trạng thái Tạo mới. Thao tác thực hiện như sau: Tại phân hệ quản lý Kho hàng → chọn Nhập kho Tại màn hình Danh sách phiếu nhập kho, tìm kiếm phiếu cần xóa và nhấn vào nút Xóa: Nhấn nút xóa để hoàn tất. 4. Xóa hàng loạt phiếu nhập kho Tình huống: Có nhiều phiếu nhập kho được tạo nhầm, bị trùng hoặc không còn sử dụng và cần xóa đồng thời khỏi hệ thống. *Lưu ý: chỉ có thể xóa phiếu nhập kho có trạng thái Tạo mới. Thao tác thực hiện như sau: Tại phân hệ quản lý Kho hàng → chọn Nhập kho Tại màn hình Danh sách phiếu nhập kho, tìm kiếm các phiếu nhập kho cần xóa và nhấn chọn các phiếu cần xóa: Nhấn nút Xóa . Nhấn nút Xóa để hoàn tất 5. Nhập kho Tình huống: Cửa hàng cần nhập hàng hóa vào kho để cập nhật số lượng tồn kho và ghi nhận thông tin nhập hàng trên hệ thống. Thao tác thực hiện như sau: Tại màn hình Danh sách nhập kho, tìm kiếm phiếu nhập kho cần nhập và nhấn vào nút Nhập kho: Tại đây bạn có thể xem thông tin chi tiết phiếu nhập kho: nhập số lượng nhập → nhấn vào nút nhập hàng (đối với tình huống nhập 1 phần) Nhấn nút nhập toàn bộ (đối với nhập toàn bộ) Nhấn nút Thanh toán nhập hàng để hoàn tất *Ghi chú: Trong cửa sổ Thanh toán khi nhập 1 phần, có 2 lựa chọn: Nhập trước một phần: Chỉ nhập một phần số lượng hàng hóa nhập trong phiếu, phần còn lại có thể nhập tiếp sau. Nhập kho và chốt đơn với số lượng nhập : nhập hàng theo số lượng nhập trong phiếu và chốt hoàn tất phiếu nhập, không tiếp tục nhập phần còn lại. 6. In phiếu nhập kho Tình huống: Bạn cần in phiếu nhập kho để lưu trữ, đối chiếu thông tin hoặc gửi cho các bên liên quan. Thao tác thực hiện như sau: *Lưu ý: Bạn đã kết nối máy in Tại màn hình Danh sách phiếu nhập kho, tìm kiếm phiếu cần in và nhấn vào nút Xem bản in: Nhấn nút In để hoàn tất 7. Tải tệp tin nhập kho Tình huống: Cửa hàng cần nhập file nhập kho để lưu trữ, đối chiếu và theo dõi số liệu hàng hóa. Thao tác thực hiện như sau: Tại màn hình Danh sách nhập kho, tìm kiếm phiếu cần nhập và nhấn vào nút 3 chấm: Nhấn vào Tải tệp tin nhập kho để hoàn tất: 8. Nhập liệu từ HĐĐT (.XML) Tình huống: Bạn có hóa đơn điện tử và muốn nhập liệu thông tin hóa đơn vào hệ thống để ghi nhận giao dịch nhanh chóng, chính xác. *Lưu ý: Chỉ hỗ trợ nhập liệu từ file hóa đơn điện tử định dạng .XML. Đảm bảo file XML hợp lệ và có đầy đủ thông tin hóa đơn trước khi nhập liệu. Kiểm tra lại thông tin sản phẩm, số lượng, đơn giá và thuế sau khi nhập liệu. Thao tác thực hiện như sau: Tại màn hình Danh sách nhập kho, nhấn vào nút Nhập liệu từ HĐĐT (.XML): Chọn file hóa đơn điện tử định dạng .XML cần nhập → nhấn Open để tải tệp lên hệ thống. Thông tin sản phẩm được tải lên (kiểm tra và chỉnh sửa nếu có thông tin không chính xác → nhấn nút Xác nhận để hoàn tất 9. Nhập liệu Tình huống: Bạn có dữ liệu nhập kho được lưu trong file Excel và muốn nhập nhanh dữ liệu vào hệ thống thay vì nhập thủ công. Thao tác thực hiện như sau: Tại màn hình Danh sách nhập kho, nhấn vào nút 3 chấm → nhấn vào Nhập liệu: Nhấn Chọn tệp để tải file Excel từ máy tính/ google sheet lên hệ thống. Lưu ý: Bạn có thể tải file Excel mẫu bằng cách nhấn tại đây. Nhấn nút Lưu: Hệ thống sẽ tạo ra các phiếu Nhập kho tương ứng mỗi dòng trong file. 10. Tìm kiếm và lọc phiếu nhập kho: Tình huống: Bạn cần tìm nhanh phiếu nhập kho hoặc lọc danh sách phiếu theo thời gian, kho nhập, hình thức và trạng thái nhập kho. Thao tác thực hiện như sau: Tìm kiếm và lọc: Sử dụng tìm kiếm và bộ lọc chi tiết ở cạnh thanh tìm kiếm để lọc theo nhiều tiêu chí như: Trạng thái (Tạo mới, nhận một phần)… Chọn thông tin cần Lọc: Sắp xếp: Nhấn vào tiêu đề các cột (ví dụ: Mã phiếu nhập, Tên phiếu nhập, Hình thức,..) để sắp xếp danh sách tăng dần hoặc giảm dần. Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng Bado!