Hóa đơn đầu vào I. Giới thiệu chung Hóa đơn đầu vào là tính năng giúp cửa hàng đồng bộ hóa đơn điện tử do nhà cung cấp xuất cho cửa hàng, từ đó xác định các hóa đơn đã được xuất và sử dụng thông tin hóa đơn để nhập kho trên cửa hàng. Ví dụ: Bạn là chủ cửa hàng và mua hàng từ một nhà cung cấp. Nhà cung cấp xuất hóa đơn điện tử cho cửa hàng. Nếu cửa hàng đã đăng ký dịch vụ hóa đơn đầu vào, hóa đơn do nhà cung cấp xuất sẽ được tự động đồng bộ về hệ thống. Thông qua dữ liệu được đồng bộ, cửa hàng có thể biết được nhà cung cấp nào đã xuất hóa đơn điện tử cho mình và sử dụng hóa đơn đó để nhập kho bằng hóa đơn đầu vào. II. Thao tác cơ bản Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế. 1. Cấu hình kết nối hóa đơn điện tử Tình huống: Khách hàng đã đăng ký dịch vụ hóa đơn đầu vào với đơn vị cung cấp và cần kết nối tài khoản hóa đơn điện tử để đồng bộ hóa đơn đầu vào. * Lưu ý: Khách hàng muốn sử dụng hóa đơn đầu vào bắt buộc phải đăng ký dịch vụ hóa đơn đầu vào với đơn vị cung cấp. Hiện chỉ hỗ trợ Hilo, Bado einvoice và Viettel. Khách hàng cần liên hệ với đơn vị tương ứng để đăng ký và cung cấp thông tin kết nối cho đội ngũ hỗ trợ. Thao tác thực hiện như sau: Tại phân hệ quản lý Cấu hình hệ thống → chọn Hóa đơn điện tử Tại trang Hóa đơn điện tử → nhấn vào nút kết nối tại hóa đơn điện tử bạn sử dụng: Nhập Tên đăng nhập, Mật khẩu, Chứng thư số và % Thuế đăng ký. Tích chọn Sử dụng hóa đơn đầu vào từ Sinvoice và nhập Tài khoản kết nối. Nhấn Thêm mẫu → nhập Mã mẫu hóa đơn và Ký hiệu hóa đơn → chọn Phương tiện xe hoặc Điện nước nếu có. Nhấn Lưu để hoàn tất thiết lập. 2. Tải XML hóa đơn đầu vào Tình huống: Bạn có hóa đơn điện tử đầu vào và cần tải file .XML lên hệ thống để lưu trữ, tra cứu và quản lý thông tin hóa đơn. Thao tác thực hiện như sau: Tại phân hệ quản lý Kho hàng → chọn Hóa đơn đầu vào Tìm kiếm phiếu cần nhập → nhấn vào nút Tải XML để hoàn tất. 3. Nhập hàng Tình huống: Bạn có hóa đơn đầu vào đã được tải lên hệ thống và muốn sử dụng thông tin hóa đơn để tạo phiếu nhập hàng nhanh chóng. Thao tác thực hiện như sau: Tại phân hệ quản lý Kho hàng → chọn Hóa đơn đầu vào Tìm kiếm phiếu cần nhập và nhấn vào nút Nhập hàng: Tại đây, bạn có thể chọn nhà cung cấp, hình thức thanh toán, sản phẩm,... tương ứng; kiểm tra số lượng, giá nhập, thuế, tổng tiền,... → sau đó nhấn Xác nhận để hoàn tất. 4. Xem và in hóa đơn đầu vào Tình huống: Bạn cần xem lại thông tin hóa đơn đầu vào và in hóa đơn để lưu trữ hoặc đối chiếu khi cần. Thao tác thực hiện như sau: Tại phân hệ quản lý Kho hàng → chọn Hóa đơn đầu vào Tìm kiếm phiếu cần xem (in nếu cần thiết) và nhấn vào nút Xem hóa đơn: Tại đây, có thể xem thông tin chi tiết Hóa đơn đầu vào và nhấn vào nút In hóa đơn để in đơn (nếu cần) 5. Tìm kiếm và lọc hóa đơn đầu vào Tình huống: Bạn cần tra cứu và theo dõi các hóa đơn điện tử đầu vào đã được đồng bộ về cửa hàng. Thao tác thực hiện như sau: Tại phân hệ quản lý Kho hàng → chọn Hóa đơn đầu vào Tìm kiếm và lọc: Sử dụng bộ lọc theo Thời gian và Đơn vị phát hành Chọn thông tin cần Lọc: Sắp xếp: Nhấn vào tiêu đề các cột (ví dụ: Số hóa đơn, Mã phiếu nhập, Nhà cung cấp...) để sắp xếp danh sách tăng dần hoặc giảm dần. Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng Bado!