Kết nối hóa đơn điện tử - Misa (Ngành hàng bán buôn, bán lẻ) I. Giới thiệu chung Hóa đơn điện tử là tính năng giúp cửa hàng tạo, phát hành và quản lý hóa đơn điện tử cho các giao dịch bán hàng theo quy định hiện hành. Thông qua tính năng này, người dùng có thể tạo hóa đơn điện tử nháp, phát hành hóa đơn điện tử chính thức, theo dõi trạng thái hóa đơn và tra cứu lịch sử phát hành. Tính năng này giúp cửa hàng quản lý hóa đơn điện tử tập trung, đảm bảo tính chính xác của dữ liệu, đáp ứng yêu cầu về kê khai thuế và hỗ trợ quá trình vận hành kinh doanh một cách hiệu quả. II. Thao tác cơ bản Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế. 1. Kết nối Misa invoice Tình huống: Bạn muốn kết nối hệ thống với Misa invoice để sử dụng tính năng hóa đơn điện tử. Thao tác thực hiện như sau: *Lưu ý: bạn đã đăng ký tài khoản tại Misa invoice Tại màn hình Tổng quan → Nhấn Thêm ở góc dưới bên phải màn hình: Chọn Cấu hình: Tiếp tục chọn Cấu hình hóa đơn điện tử: Nhấn vào nút KẾT NỐI: Điền tài khoản Misa invoice đã đăng kí: Chú thích: Sử dụng chữ ký số USB-TOKEN, CloudCA thì nhập chứng thư số vào Nối chuỗi ghi chú → nếu khách muốn thêm ghi chú vào sản phẩm khi phát hành hóa đơn điện tử Lưu ý: chọn % Thuế đăng ký theo đúng nhóm ngành nghề 1%: Phân phối, cung cấp hàng hóa như buôn bán, bán lẻ hàng hóa, tạp hóa, quần áo, điện thiện,... 2%: Hoạt động kinh doanh khác không thuộc các nhóm trên 3%: Sản xuất, vận tải, dịch vụ gắn với hàng hóa, xây dựng có bao thầu nguyên vật liệu 5%: Dịch vụ, xây dựng không bao gồm thầu nguyên vật liệu Nhấn Lưu cấu hình để hoàn tất: 2. Cập nhật kết nối Misa invoice Tình huống: Bạn cần cập nhật thông tin kết nối Misa invoice để đảm bảo việc phát hành hóa đơn điện tử diễn ra chính xác. Thao tác thực hiện như sau: *Lưu ý: bạn đã kết nối Misa invoice Tại màn hình Tổng quan → Nhấn Thêm ở góc dưới bên phải màn hình: Chọn Cấu hình: Tiếp tục chọn Cấu hình hóa đơn điện tử: Nhấn vào nút THIẾT LẬP: Cập nhật thông tin cần chỉnh sửa → sau đó nhấn Lưu cấu hình để hoàn tất: 3. Ngừng kết nối Misa invoice Tình huống: Bạn muốn ngừng kết nối với Misa invoice để dừng sử dụng tính năng hóa đơn điện tử trên hệ thống. Thao tác thực hiện như sau: *Lưu ý: bạn đã kết nối Misa invoice Tại màn hình Tổng quan → Nhấn Thêm ở góc dưới bên phải màn hình: Chọn Cấu hình: Tiếp tục chọn Cấu hình hóa đơn điện tử: Nhấn vào nút THIẾT LẬP: Nhấn nút Ngừng kết nối: Nhấn nút Xác nhận để hoàn tất. 4. Phát hành hóa đơn điện tử Misa invoice Tình huống: Khách hàng yêu cầu xuất hóa đơn điện tử cho hóa đơn đã thanh toán, bạn cần phát hành hóa đơn điện tử thông qua Misa invoice. Thao tác thực hiện như sau: *Lưu ý: bạn đã kết nối Misa invoice Tại màn hình Tổng quan → Nhấn vào nút Bán hàng: Ghi chú: có thể mở màn hình bán hàng bằng cách khác: Tại màn hình Tổng quan → Nhấn Thêm ở góc dưới bên phải màn hình → Chọn Đơn hàng → Sau đó chọn Bán hàng Tại màn hình Lựa chọn bán hàng → Chọn Sản phẩm rồi nhấn vào nút Tiếp tục Tại đây có thể chọn khách hàng, nhân viên, nhãn, giá bán,... → Sau đó nhấn vào nút Thanh toán: Nhấn vào biểu tượng cây bút để nhập ghi chú sản phẩm (bạn đã chọn check box Nỗi chuỗi vào sau tên sản phẩm tại cấu hình hóa đơn điện tử) Nhấn vào check box Lấy hóa đơn: Chọn Đơn vị phát hành → Chọn Misa invoice Điền thông tin phiếu phát hành hóa đơn điện tử cần thiết → sau đó nhấn Xác nhận Nhấn Xem trước để xem trước hóa đơn điện tử: Nhấn Thanh toán để hoàn tất: Để xem chi tiết hóa đơn điện tử, tại Thêm → nhấn vào Đơn hàng → tiếp tục nhấn vào Hóa đơn điện tử Tại màn hình Hóa đơn điện tử, có thể tìm kiếm theo mã đơn hàng, số hóa đơn và lọc theo khách hàng, đơn vị phát hành, trạng thái,... → nhấn vào hóa đơn muốn xem chi tiết. Tại màn hình Xem chi tiết hóa đơn điện tử có thể xem trước hóa đơn, tải mẫu PDF, tải mẫu XML, gửi mail. 5. Cập nhật hóa đơn điện tử Misa invoice Tình huống: Bạn muốn cập nhật hóa đơn điện tử Thao tác thực hiện như sau: Để xem chi tiết hóa đơn điện tử, tại Thêm → nhấn vào Đơn hàng → tiếp tục nhấn vào Hóa đơn điện tử Tại màn hình Hóa đơn điện tử, có thể tìm kiếm theo mã đơn hàng, số hóa đơn và lọc theo khách hàng, đơn vị phát hành, trạng thái,... → Nhấn vào biểu tượng cập nhật tại trang Hóa đơn điện tử hoặc nhấn Cập nhật trong trang thông tin Hóa đơn điện tử cần cập nhật. Lưu ý: chỉ có thể cập nhật hóa đơn điện tử ở trạng thái Chưa phát hành. Điều chỉnh thông tin cần cập nhật sau đó nhắn Lưu để hoàn tất. Ghi chú: Nếu bạn muốn phát hành hóa đơn điện tử sau khi chỉnh sửa ngay lập tức → nhấn vào nút Lưu & phát hành 6. Thay thế hóa đơn điện tử Misa invoice Tình huống: Bạn muốn thay thế hóa đơn điện tử đã phát hành để điều chỉnh thông tin bị sai Thao tác thực hiện như sau: Để xem chi tiết hóa đơn điện tử, tại Thêm → nhấn vào Đơn hàng → tiếp tục nhấn vào Hóa đơn điện tử Tại màn hình Hóa đơn điện tử, có thể tìm kiếm theo mã đơn hàng, số hóa đơn và lọc theo khách hàng, đơn vị phát hành, trạng thái,... → Nhấn vào biểu tượng màu xanh lá Lưu ý: Chỉ có thể thay thế hóa đơn điện tử ở trạng thái Đã phát hành. Hóa đơn gốc đã được cơ quan thuế chấp nhận Điều chỉnh thông tin cần cập nhật sau đó nhắn Lưu & thay thế để hoàn tất. Hóa đơn ban đầu sẽ có nhãn Bị thay thế, một hóa đơn mới được tạo và có nhãn Hóa đơn thay thế: 7. Điều chỉnh hóa đơn điện tử Misa invoice Tình huống: Bạn muốn điều chỉnh hóa đơn điện tử đã phát hành để cập nhật thông tin chính xác. Thao tác thực hiện như sau: Để xem chi tiết hóa đơn điện tử, tại Thêm → nhấn vào Đơn hàng → tiếp tục nhấn vào Hóa đơn điện tử Tại màn hình Hóa đơn điện tử, có thể tìm kiếm theo mã đơn hàng, số hóa đơn và lọc theo khách hàng, đơn vị phát hành, trạng thái,... → Nhấn vào biểu tượng màu cam Lưu ý: Chỉ có thể điều chỉnh hóa đơn điện tử ở trạng thái Đã phát hành/ Bị điều chỉnh. Hóa đơn gốc đã được cơ quan thuế chấp nhận Điều chỉnh thông tin cần cập nhật sau đó nhắn Lưu & thay thế để hoàn tất. Hóa đơn ban đầu sẽ có nhãn Bị điều chỉnh, một hóa đơn mới được tạo và có nhãn Hóa đơn điều chỉnh: Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng Bado!