Kết nối hóa đơn điện tử - Hilo (Ngành hàng bán buôn, bán lẻ) I. Giới thiệu chung Hóa đơn điện tử là tính năng giúp cửa hàng tạo, phát hành và quản lý hóa đơn điện tử cho các giao dịch bán hàng theo quy định hiện hành. Thông qua tính năng này, người dùng có thể tạo hóa đơn điện tử nháp, phát hành hóa đơn điện tử chính thức, theo dõi trạng thái hóa đơn và tra cứu lịch sử phát hành. Tính năng này giúp cửa hàng quản lý hóa đơn điện tử tập trung, đảm bảo tính chính xác của dữ liệu, đáp ứng yêu cầu về kê khai thuế và hỗ trợ quá trình vận hành kinh doanh một cách hiệu quả. II. Thao tác cơ bản Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế. 1. Kết nối Hilo invoice Tình huống: Bạn muốn kết nối hệ thống với Hilo invoice để sử dụng tính năng hóa đơn điện tử. Thao tác thực hiện như sau: *Lưu ý: bạn đã đăng ký tài khoản tại Hilo invoice Tại phân hệ quản lý Cấu hình hệ thống → chọn Hóa đơn điện tử Nhấn vào nút KẾT NỐI: Điền tài khoản Hilo Invoice đã đăng ký: Chú thích: Sử dụng chữ ký số USB-TOKEN, CloudCA thì nhập chứng thư số vào Nối chuỗi ghi chú → nếu khách muốn thêm ghi chú vào sản phẩm khi phát hành hóa đơn điện tử Mẫu hóa đơn phương tiện → chỉ áp dụng cho ngành nghề xe cộ Lưu ý: chọn % Thuế đăng ký theo đúng nhóm ngành nghề 1%: Phân phối, cung cấp hàng hóa như buôn bán, bán lẻ hàng hóa, tạp hóa, quần áo, điện thoại,... 2%: Hoạt động kinh doanh khác không thuộc các nhóm trên 3%: Sản xuất, vận tải, dịch vụ gắn với hàng hóa, xây dựng có bao thầu nguyên vật liệu 5%: Dịch vụ, xây dựng không bao gồm thầu nguyên vật liệu Nhấn Lưu để hoàn tất: 2. Cập nhật kết nối Hilo invoice Tình huống: Bạn cần cập nhật thông tin kết nối Hilo invoice để đảm bảo việc phát hành hóa đơn điện tử diễn ra chính xác. Thao tác thực hiện như sau: *Lưu ý: bạn đã kết nối Hilo invoice Tại phân hệ quản lý Cấu hình hệ thống → chọn Hóa đơn điện tử Nhấn vào nút Cập nhật: Cập nhật thông tin cần chỉnh sửa → sau đó nhấn Lưu để hoàn tất: 3. Ngừng kết nối Hilo invoice Tình huống: Bạn muốn ngừng kết nối với Hilo invoice để ngừng sử dụng tính năng hóa đơn điện tử trên hệ thống. Thao tác thực hiện như sau: *Lưu ý: bạn đã kết nối Hilo invoice Tại phân hệ quản lý Cấu hình hệ thống → chọn Hóa đơn điện tử Nhấn vào nút Ngừng kết nối: Nhấn nút Xác nhận để hoàn tất. 4. Phát hành hóa đơn điện tử Hilo invoice Tình huống: Khách hàng yêu cầu xuất hóa đơn điện tử cho hóa đơn đã thanh toán, bạn cần phát hành hóa đơn điện tử thông qua Hilo invoice . Thao tác thực hiện như sau: *Lưu ý: bạn đã kết nối Hilo invoice Tại phân hệ quản lý Đơn hàng → chọn Bán hàng Nhấn vào nút +Thêm: Tại màn hình Tạo đơn bán hàng > Chọn Sản phẩm, khách hàng, nhân viên, nhãn, giá bán,... → Sau đó nhấn vào checkbox Người mua lấy hóa đơn: Chọn Đơn vị phát hành → Chọn Hilo Điền thông tin phiếu phát hành hóa đơn điện tử cần thiết → sau đó nhấn X để đóng cửa sổ Phát hành hóa đơn điện tử: Nhấn Xem trước để xem trước hóa đơn điện tử: Nhấn Thanh toán: Nhấn nút Lưu để hoàn tất Để xem chi tiết hóa đơn điện tử, tại Đơn hàng vừa tạo thành công → nhấn vào Mã hóa đơn Tại màn hình Xem chi tiết hóa đơn điện tử có thể xem trước hóa đơn, tải file, tải mẫu XML, gửi mail. *Ghi chú: có thể xem hóa đơn điện tử tại phận hệ Đơn hàng → chọn Hóa đơn điện tử → nhấn vào Mã hóa đơn 5. Cập nhật hóa đơn điện tử Hilo invoice Tình huống: Bạn muốn cập nhật hóa đơn điện tử *Lưu ý: chỉ có thể cập nhật hóa đơn điện tử ở trạng thái Chưa phát hành. Thao tác thực hiện như sau: Tại phân hệ Đơn hàng → chọn Hóa đơn điện tử → Tìm kiếm hóa đơn điện tử cần cập nhật → nhấn vào nút Cập nhật Ghi chú: hoặc nhấn Cập nhật trong trang Xem chi tiết hóa đơn điện tử cần cập nhật. Điều chỉnh thông tin cần cập nhật sau đó nhấn Lưu để hoàn tất. Ghi chú: Nếu bạn muốn phát hành hóa đơn điện tử sau khi chỉnh sửa ngay lập tức → nhấn vào nút Lưu & phát hành 6. Thay thế hóa đơn điện tử Hilo invoice Tình huống: Bạn muốn thay thế hóa đơn điện tử đã phát hành để điều chỉnh thông tin bị sai *Lưu ý: chỉ có thể thay thế hóa đơn điện tử ở trạng thái Đã phát hành. Thao tác thực hiện như sau: Tại phân hệ Đơn hàng → chọn Hóa đơn điện tử → Tìm kiếm hóa đơn điện tử cần cập nhật → nhấn vào nút 3 chấm Nhấn nút Hóa đơn thay thế: Điều chỉnh thông tin cần cập nhật sau đó nhấn Lưu & thay thế để hoàn tất. Hóa đơn ban đầu sẽ có nhãn Bị thay thế, một hóa đơn mới được tạo và có nhãn Hóa đơn thay thế 7. Điều chỉnh hóa đơn điện tử Hilo invoice Tình huống: Bạn muốn điều chỉnh hóa đơn điện tử đã phát hành để cập nhật thông tin chính xác. . *Lưu ý: chỉ có thể điều chỉnh hóa đơn điện tử ở trạng thái Đã phát hành/ Bị điều chỉnh. Thao tác thực hiện như sau: Tại phân hệ Đơn hàng → chọn Hóa đơn điện tử → Tìm kiếm hóa đơn điện tử cần cập nhật → nhấn vào nút 3 chấm Nhấn nút Hóa đơn điều chỉnh → Điều chỉnh tăng/ Điều chỉnh giảm: Điều chỉnh thông tin cần cập nhật sau đó nhấn Lưu & điều chỉnh để hoàn tất. Hóa đơn ban đầu sẽ có nhãn Bị thay thế, một hóa đơn mới được tạo và có nhãn Hóa đơn thay thế Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng Bado!