Phần Mềm Theo Dõi Doanh Thu Chặt Chẽ, Dễ Quản Lý

Trong thực tế, mỗi giờ kinh doanh đều có thể phát sinh thêm giao dịch mới. Mỗi kênh bán lại ghi nhận lượng đơn khác nhau và từng khoản thanh toán cần được kiểm tra để xác định đã thu đủ hay vẫn đang trong trạng thái chờ đối soát. Phần mềm theo dõi doanh thu vì thế đóng vai trò như một công cụ hỗ trợ cập nhật tình hình bán hàng theo thời gian thực, giúp chủ shop nắm bắt số liệu ngay trong quá trình vận hành thay vì phải đợi tổng hợp cuối kỳ. 

Đặc biệt, khi dữ liệu doanh thu được liên kết với hóa đơn điện tử, hóa đơn đầu vào, công nợ và nghiệp vụ kế toán thuế, việc quản lý không chỉ dừng lại ở doanh số mà được mở rộng thành một hệ thống tài chính vận hành đồng bộ và nhất quán.    

Khi Nào Cửa Hàng Nên Dùng Phần Mềm Theo Dõi Doanh Thu?                 

Cửa hàng không cần phải sử dụng một hệ thống phức tạp. Tuy nhiên, có một số dấu hiệu cho thấy việc theo dõi bằng sổ sách hoặc Excel đã bắt đầu gây khó khăn. Cuối ca, nhân viên phải cộng đơn. Cuối ngày, quản lý lại tổng hợp. Nếu có chênh lệch, mọi người tiếp tục tìm lại từng giao dịch. Quy trình này có thể vẫn hoạt động với quy mô nhỏ, nhưng càng nhiều dữ liệu thì rủi ro sai sót càng lớn. 

Phần mềm theo dõi doanh thu sẽ giúp thay đổi cách làm đó. Giao dịch được ghi nhận trong quá trình bán hàng, dữ liệu được tổng hợp theo hệ thống và người quản lý có thể truy cập khi cần.  

Trường hợp kinh doanh nhiều chi nhánh        

Quản lý chuỗi cửa hàng bằng một bảng Excel duy nhất thường nhanh chóng trở nên bất tiện. Mỗi cửa hàng có doanh thu, nhân viên, hàng hóa và giao dịch riêng. Nếu dữ liệu không được phân tách rõ, tổng doanh thu của cả hệ thống có thể khiến những vấn đề ở từng chi nhánh bị bỏ qua. Phần mềm quản lý doanh thu cho phép nhà quản lý xem dữ liệu theo từng điểm bán sẽ phù hợp hơn với mô hình này.  

Trường hợp cửa hàng có nhiều nhân viên         

Khi nhiều người cùng bán hàng, doanh thu không chỉ cần được tổng hợp theo ngày mà còn cần biết ai tạo ra kết quả đó. Theo dõi doanh số theo nhân viên giúp chủ shop có thêm căn cứ khi đánh giá hiệu suất, tính thưởng hoặc phát hiện những thay đổi bất thường trong hoạt động bán hàng.    

Trường hợp bán hàng có công nợ          

Ví dụ, cửa hàng ghi nhận 100 triệu đồng tiền bán hàng nhưng khách hàng còn nợ 20 triệu đồng. Nếu chỉ nhìn doanh thu, chủ shop có thể tưởng rằng đã thu đủ 100 triệu. 

Khi doanh thu được theo dõi cùng công nợ khách hàng, tình hình dòng tiền sẽ rõ ràng hơn.   

Đừng Để Doanh Thu Bị Tách Khỏi Hóa Đơn Và Kế Toán                   

Một trong những hạn chế của cách quản lý rời rạc là dữ liệu bán hàng thường kết thúc ở bảng doanh thu. Thực tế là giao dịch còn có thể kéo theo nhiều nghiệp vụ khác. 

Bán hàng có thể phát sinh hóa đơn điện tử. Nhập hàng tạo ra hóa đơn mua vào. Khoản khách chưa thanh toán tạo ra công nợ. Doanh thu và chi phí lại được sử dụng trong quá trình kế toán, kê khai và báo cáo thuế. Nếu mỗi phần được quản lý trên một công cụ khác nhau, người dùng sẽ phải nhập hoặc đối chiếu dữ liệu nhiều lần.      

Hóa đơn điện tử       

Khi doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh có nhu cầu xuất hóa đơn cho giao dịch bán hàng, việc kết nối dữ liệu bán hàng với hóa đơn điện tử sẽ giúp giảm thao tác nhập lại thông tin. Đồng thời, người quản lý có thể thuận tiện hơn khi đối chiếu giữa giao dịch đã phát sinh và chứng từ được lập.    

Hóa đơn đầu vào         

Doanh thu phản ánh hoạt động bán ra nhưng chưa cho biết toàn bộ chi phí hình thành nên kết quả kinh doanh. Hàng hóa nhập từ nhà cung cấp, dịch vụ thuê ngoài hay các khoản mua sắm phục vụ hoạt động đều có thể phát sinh hóa đơn đầu vào. Quản lý tốt dữ liệu này giúp doanh nghiệp có thêm cơ sở khi theo dõi giá vốn, chi phí và làm việc với bộ phận kế toán.   

Kế toán và thuế          

Dữ liệu doanh thu cũng là một phần quan trọng trong quá trình thực hiện nghĩa vụ kế toán và thuế. Với doanh nghiệp sử dụng dịch vụ kế toán thuế, việc có dữ liệu bán hàng được ghi nhận đầy đủ và tập trung sẽ giúp quá trình bàn giao, kiểm tra và đối chiếu thông tin thuận tiện hơn.  

Phần mềm không thay thế nghiệp vụ của kế toán. Nhưng một hệ thống dữ liệu tốt có thể giảm đáng kể thời gian dành cho việc thu thập và làm sạch số liệu. 

Bado Giúp Theo Dõi Doanh Thu Thành Công Việc Hằng Ngày                   

Bado được thiết kế để đưa dữ liệu doanh thu ra khỏi những bảng tính riêng lẻ và đặt nó vào trong hệ thống quản lý bán hàng. Tại dashboard kinh doanh, chủ shop có thể theo dõi các chỉ số quan trọng và xem dữ liệu theo những tiêu chí khác nhau. Điểm đáng chú ý là doanh thu không hoạt động riêng lẻ, mà được liên kết với nhiều nghiệp vụ khác để quản lý đồng bộ hơn.

Ví dụ, khi doanh thu một ngày giảm, thay vì chỉ biết “doanh số hôm nay thấp”, chủ shop có thể kiểm tra tiếp số đơn hàng, sản phẩm bán ra hoặc kết quả của từng nhân viên. Khi doanh thu tăng, dữ liệu tồn kho lại giúp trả lời câu hỏi liệu cửa hàng có đủ hàng để duy trì tốc độ bán hay không. 

Với chuỗi cửa hàng sở hữu nhiều chi nhánh ở mọi nơi, dữ liệu theo từng điểm bán giúp người quản lý không phải chờ nhân viên gửi báo cáo riêng. Bado cũng mở rộng hệ thống sang các nghiệp vụ như quản lý công nợ, combo hóa đơn điện tử chữ ký số, hóa đơn đầu vào và kế toán thuế, tạo điều kiện để dữ liệu phát sinh trong quá trình kinh doanh được sử dụng xuyên suốt hơn.    

Kết luận

Một cửa hàng có thể không cần quá nhiều báo cáo, nhưng chắc chắn cần biết doanh thu đang đến từ đâu và biến động như thế nào. Nhờ dữ liệu được cập nhật thường xuyên, chủ shop sẽ chủ động hơn trong việc kiểm tra bán hàng, hàng hóa, công nợ và kết quả của từng nhân viên hoặc chi nhánh. Phần mềm theo dõi doanh thu như Bado sẽ thay thế cách tổng hợp thủ công bằng dữ liệu được ghi nhận ngay trong quá trình vận hành.    

Trải nghiệm miễn phí Bado tại đây hoặc liên hệ hotline 0911 617 878 để được tư vấn trực tiếp.

Câu Hỏi Thường Gặp

Có thể dùng phần mềm theo dõi doanh thu cùng dịch vụ kế toán thuế không?                 

Có. Dữ liệu doanh thu được ghi nhận trên phần mềm có thể trở thành nguồn dữ liệu phục vụ quá trình đối chiếu và xử lý nghiệp vụ kế toán, thuế theo quy trình của doanh nghiệp.            

Phần mềm có hỗ trợ theo dõi doanh thu nhiều cửa hàng?                 

Có. Với mô hình nhiều điểm bán, dữ liệu có thể được phân tách theo chi nhánh để người quản lý theo dõi kết quả của từng cửa hàng.             

Doanh thu trên phần mềm có phải là tiền thực tế đã thu?                  

Không nhất thiết. Doanh thu và tiền thực thu có thể khác nhau nếu giao dịch phát sinh công nợ hoặc chưa hoàn tất thanh toán. Vì vậy nên theo dõi thêm dữ liệu công nợ và thanh toán.