Giải Pháp Quản Lý Kho Hàng Cho Doanh Nghiệp Nhỏ Tối Ưu, Hiệu Quả

Quản lý tốt kho hàng là một trong những yếu tố cần thiết khi kinh doanh. Từ nhập kho - xuất kho, kiểm soát hàng tồn, hàng lỗi - hết date cho đến luân chuyển hàng hóa giữa các kho,... khi được kiểm soát tốt sẽ giúp nhà kinh doanh an tâm vận hành hơn. Vậy đâu là giải pháp quản lý kho hàng cho doanh nghiệp nhỏ tối ưu và hiệu quả? Cùng tìm câu trả lời cho câu hỏi này trong bài viết dưới đây của Bado nhé!

Kho nhỏ vẫn có thể gây thất thoát lớn

Một số chủ doanh nghiệp nhỏ vẫn giữ quan điểm: Quản lý kho là chuyện của những công ty có hàng nghìn mã sản phẩm hoặc nhiều kho lớn. Với cửa hàng chỉ vài chục đến vài trăm sản phẩm, ghi chép bằng sổ hoặc Excel có vẻ nhanh hơn. Quan điểm này không sai, nhưng vấn đề nằm ở thời điểm doanh nghiệp bắt đầu có nhiều giao dịch hơn. 

Một ngày nhập hàng, vài chục đơn bán ra, có hàng đổi trả, hàng lỗi, hàng chuyển từ kho này sang kho khác. Cuối ngày, con số trên file Excel vẫn có thể là 120 sản phẩm nhưng thực tế trong kho chỉ còn 116. Vậy 4 sản phẩm còn lại ở đâu?

Nếu không có lịch sử giao dịch rõ ràng, chủ doanh nghiệp gần như phải tự nhớ lại từng lần nhập, xuất hoặc điều chỉnh. Khi tình trạng này diễn ra thường xuyên, việc quản lý kho trở thành công việc dò tìm sai lệch thay vì kiểm soát hàng hóa. Đây cũng là lý do các giải pháp quản lý kho hàng cho doanh nghiệp nhỏ ngày càng được quan tâm. Mục tiêu không phải biến một cửa hàng nhỏ thành một hệ thống quản lý phức tạp, mà là giúp chủ doanh nghiệp biết chính xác hàng đang ở đâu và biến động như thế nào.  

3 vấn đề khiến doanh nghiệp nhỏ khó quản lý số liệu kho

Khó khăn của quản lý kho không nằm ở việc đếm số lượng hàng, mà là đảm bảo mọi biến động của hàng hóa đều được ghi nhận.   

Bán được hàng nhưng tồn kho chưa giảm

Đây là tình huống khá phổ biến khi bán hàng và quản lý kho được thực hiện trên hai hệ thống riêng biệt. Nhân viên bán hàng ghi đơn ở một nơi, người phụ trách kho lại cập nhật Excel vào cuối ngày. Chỉ cần một đơn bị bỏ sót, lượng tồn trên hệ thống đã không còn độ chính xác. 

Nếu doanh nghiệp bán đồng thời tại cửa hàng, website, mạng xã hội hoặc sàn thương mại điện tử, vấn đề càng dễ xảy ra hơn. Khi đó, quản lý tồn kho cần gắn trực tiếp với hoạt động bán hàng. Mỗi giao dịch phát sinh nên tạo ra thay đổi tương ứng trong số lượng hàng. 

Còn hàng tồn nhiều nhưng vẫn nhập thêm

Có hàng trong kho chưa đồng nghĩa với việc lượng hàng đó đang được sử dụng hiệu quả. Một số sản phẩm bán nhanh, liên tục thiếu hàng. Một số khác nằm trên kệ nhiều tháng nhưng vẫn được nhập thêm vì người quản lý không có dữ liệu đủ rõ để nhận biết tốc độ bán. Kết quả là vốn bị nằm trong hàng tồn, trong khi những sản phẩm có nhu cầu thực tế lại thiếu. 

Báo cáo tồn kho cần giúp chủ doanh nghiệp nhìn được cả hàng đang có và hàng đang luân chuyển như thế nào. Bado hiện cung cấp báo cáo về hàng tồn, hàng bán chạy và hàng chậm luân chuyển để hỗ trợ việc quyết định nhập hoặc xả hàng. 

Biết kho lệch nhưng không biết nguyên nhân

Giả sử cuối tháng kiểm kê thấy thiếu 10 sản phẩm. Nếu chỉ có con số cuối kỳ, việc tìm nguyên nhân gần như phải bắt đầu lại từ đầu. Ngược lại, nếu hệ thống lưu được lịch sử nhập hàng, bán hàng, điều chuyển, kiểm kê và điều chỉnh, người quản lý có thể lần theo từng giao dịch để tìm nguyên nhân. 

Đó là khác biệt quan trọng giữa “biết tồn kho” và “kiểm soát tồn kho”. 

Phần mềm quản lý kho tốt cần có gì?

Thay vì nhìn vào số lượng tính năng, doanh nghiệp nhỏ nên đặt ra vài câu hỏi thực tế: 

• Hôm nay còn bao nhiêu hàng? 
• Hàng đang nằm ở kho nào? 
• Mặt hàng nào sắp hết?  
• Sản phẩm nào tồn quá lâu? 
• Ai đã nhập, xuất hoặc điều chỉnh hàng? 

Nếu phần mềm trả lời được những câu hỏi này một cách nhanh chóng, đó là giải pháp khá tốt để vận hành kho. Với Bado, các dữ liệu nhập - xuất - tồn được cập nhật theo thời gian thực. Hệ thống hỗ trợ nhập hàng bằng quét mã vạch hoặc file Excel, kiểm kê, điều chuyển giữa các kho và cảnh báo khi hàng sắp hết hoặc tồn vượt mức. 

Đặc biệt, doanh nghiệp có nhiều chi nhánh có thể theo dõi tồn kho riêng tại từng cửa hàng hoặc kho thay vì gộp tất cả thành một con số tổng. Chẳng hạn: Nếu tổng hệ thống còn 50 sản phẩm nhưng kho A hết hàng còn kho B đang dư 50, thông tin “còn 50” không giúp nhân viên bán hàng biết nên xử lý đơn như thế nào. Theo dõi tồn theo từng kho giúp dữ liệu sát hơn với hoạt động thực tế hơn. 

Bado giúp doanh nghiệp nhỏ kiểm soát kho đồng bộ

Với doanh nghiệp nhỏ, điều đáng quan tâm khi lựa chọn giải pháp quản lý kho hàng cho doanh nghiệp nhỏ không phải là hệ thống có bao nhiêu tính năng, mà là nhân viên cửa hàng có dễ sử dụng và chủ doanh nghiệp có nhanh chóng nhìn thấy số liệu hay không. Bado xây dựng tính năng quản lý kho xoay quanh các nghiệp vụ thường xuyên như nhập - xuất hàng, kiểm kê, điều chuyển, cảnh báo tồn và báo cáo. Dữ liệu tồn được cập nhật theo thời gian thực tại từng cửa hàng hoặc kho để người kinh doanh thuận tiện theo dõi.  

Khi nhập hàng, nhân viên có thể sử dụng mã vạch hoặc nhập dữ liệu hàng loạt. Khi bán hàng, số lượng tồn được cập nhật theo giao dịch. Khi cần chuyển hàng, hệ thống ghi nhận kho đi và kho nhận. Đến kỳ kiểm kê, số lượng thực tế được đối chiếu với dữ liệu trên hệ thống. 

Bên cạnh đó, Bado còn hỗ trợ quản lý sản phẩm theo danh mục, thương hiệu và thuộc tính như màu, size, chất liệu - đây là phần hữu ích với những doanh nghiệp có danh mục hàng hóa đa dạng, nhiều mẫu mã. Điểm đáng chú ý là dữ liệu kho có thể kết nối với dữ liệu bán hàng. Khi một sản phẩm được bán, doanh nghiệp không cần chờ đến cuối ngày mới ngồi cập nhật lại số lượng tồn. 

Với mô hình có nhiều kho hoặc nhiều chi nhánh dạng chuỗi cửa hàng, hệ thống cũng hỗ trợ theo dõi lượng hàng tại từng chi nhánh và điều chuyển hàng giữa các kho linh hoạt. Nếu doanh nghiệp đang gặp tình trạng lệch tồn, kiểm kê mất nhiều thời gian hoặc thường xuyên nhập hàng theo cảm tính, đây là thời điểm nên xem lại cách quản lý kho hiện tại, đồng thời cân nhắc đến việc sử dụng Bado để quản lý kho tốt hơn.

Trải nghiệm miễn phí Bado hoặc liên hệ hotline 0911 617 878 để được tư vấn trực tiếp.

Kết luận 

Mọi vấn đề hay khó khăn liên quan đến quản lý kho đều hoàn toàn có thể giải quyết khi người kinh doanh lựa chọn sử dụng phần mềm quản lý kho cho doanh nghiệp nhỏ phù hợp. Việc tối ưu hóa quy trình quản lý kho sẽ giúp hạn chế rất nhiều tình huống khi bán hàng, đặc biệt là khi hàng trong kho đã hết. Trên thị trường kinh doanh đầy tính cạnh tranh như hiện nay, giải pháp quản lý kho Bado sẽ là công cụ đáng để sử dụng.  

Câu Hỏi Thường Gặp

Quản lý kho bằng Excel có hạn chế gì?

Excel dễ sử dụng nhưng dữ liệu có thể trở nên khó kiểm soát khi nhiều người cùng cập nhật hoặc doanh nghiệp sử dụng nhiều file. Việc theo dõi lịch sử nhập - xuất - điều chỉnh cũng không thuận tiện bằng phần mềm quản lý kho chuyên dụng.                    

Phần mềm quản lý kho có tự động cập nhật tồn khi bán hàng không?

Có, nếu phần mềm được kết nối trực tiếp với hệ thống bán hàng. Với Bado, tồn kho được cập nhật theo giao dịch bán hàng, giúp hạn chế tình trạng bán rồi nhưng số lượng trên hệ thống chưa giảm.           

Doanh nghiệp có nhiều kho có thể quản lý chung không?

Có. Bado hỗ trợ theo dõi tồn kho tại từng cửa hàng hoặc kho, đồng thời thực hiện điều chuyển hàng giữa các địa điểm trên cùng hệ thống.