Thất thoát doanh thu ở vật liệu xây dựng: 7 cách kiểm soát hiệu quả

Trong kinh doanh, thất thoát doanh thu ở vật liệu xây dựng không phải lúc nào cũng xuất phát từ việc mất hàng. Sai đơn vị tính, xuất kho không đúng số lượng, bán hàng nhưng ghi nhận thiếu, giao hàng không đối soát hoặc công nợ kéo dài đều có thể khiến doanh thu thực tế thấp hơn số đáng lẽ phải thu.

Đặc thù của ngành VLXD càng làm vấn đề này khó kiểm soát khi một mặt hàng có thể được bán theo bao, kg, cây, mét, m², m³ hoặc tấn; hàng hóa lại nằm ở nhiều kho, bãi và thường được giao theo từng chuyến cho công trình. Đây cũng là những nghiệp vụ được nhiều giải pháp quản lý VLXD tập trung xử lý.

Thất thoát doanh thu ở vật liệu xây dựng thường đến từ đâu?

Không nên chỉ tìm nguyên nhân thất thoát ở khâu bán hàng. Với cửa hàng VLXD, doanh thu bị hao hụt có thể xuất hiện ở nhiều điểm trong chuỗi từ nhập hàng đến thu tiền. 

Sai lệch tồn kho và quy đổi đơn vị

Đây là một trong những rủi ro dễ phát sinh khi cùng một sản phẩm có nhiều cách tính. Chẳng hạn, xi măng có thể quản lý theo bao hoặc tấn, thép theo cây, bó hoặc kg, còn cát đá có thể tính theo m³ hoặc chuyến xe.

Nếu nhân viên nhập theo một đơn vị nhưng xuất theo đơn vị khác mà không có quy tắc quy đổi thống nhất, số liệu trên sổ có thể không khớp với hàng thực tế. Khi đó, chủ cửa hàng khó xác định chênh lệch xuất hiện ở khâu nào.

Các nội dung về quản lý VLXD trên SERP hiện cũng đặc biệt nhấn mạnh việc quản lý đa đơn vị tính và quy đổi chính xác để hạn chế sai lệch tồn kho.

Bán hàng nhưng ghi nhận thiếu hoặc sai

Một đơn hàng có nhiều mặt hàng, số lượng lớn hoặc giao thành nhiều đợt sẽ dễ phát sinh sai sót nếu nhân viên ghi chép thủ công. Một phần hàng đã giao nhưng chưa cập nhật đầy đủ trên đơn hàng có thể khiến số liệu doanh thu, tồn kho và công nợ không còn đồng nhất.

Vấn đề không nhất thiết đến từ gian lận. Chỉ cần quy trình bán hàng, xuất kho và thu tiền không liên kết với nhau, việc đối chiếu cuối ngày đã trở nên khó khăn.

Chiết khấu, giảm giá không được kiểm soát

Ngành VLXD thường có nhiều nhóm khách hàng như khách lẻ, thợ, đại lý hoặc nhà thầu. Nếu mỗi nhân viên tự áp dụng mức giá hoặc chiết khấu khác nhau mà không có quy định rõ, doanh thu và biên lợi nhuận của từng đơn hàng có thể bị ảnh hưởng.

Vì vậy, cần kiểm soát bảng giá, người được phép thay đổi giá và lý do điều chỉnh thay vì chỉ kiểm tra doanh thu tổng cuối tháng.

Giao hàng không đối soát đầy đủ

Đơn hàng VLXD thường không chỉ bán và giao một lần. Một đơn cho công trình có thể được chia thành nhiều chuyến, giao đến nhiều địa điểm hoặc có người nhận khác nhau.

Nếu phiếu xuất kho, phiếu giao hàng và số lượng thực nhận không được đối chiếu, cửa hàng sẽ khó xác định chênh lệch nằm ở kho, quá trình vận chuyển hay tại công trình. Các giải pháp chuyên ngành hiện cũng tập trung vào quản lý giao nhận và tiến độ giao hàng vì đây là một mắt xích quan trọng của vận hành VLXD.

Công nợ kéo dài làm thất thoát dòng tiền

Doanh thu trên sổ không đồng nghĩa với tiền đã thu về. Đặc biệt với khách hàng là nhà thầu hoặc công trình, khoản phải thu có thể phát sinh qua nhiều lần giao hàng.

Nếu chỉ theo dõi tổng số tiền khách đang nợ mà không tách theo đơn hàng hoặc công trình, chủ cửa hàng sẽ khó biết khoản nào đã quá hạn, khoản nào đang chờ đối soát và khoản nào cần thu hồi trước.

7 cách kiểm soát thất thoát doanh thu ở cửa hàng vật liệu xây dựng

1. Chuẩn hóa danh mục và đơn vị tính

Trước tiên, cần thống nhất cách khai báo từng mặt hàng: tên sản phẩm, quy cách, đơn vị nhập, đơn vị bán và hệ số quy đổi nếu có.

Không nên để mỗi nhân viên tự đặt cách gọi hoặc tự tính quy đổi. Với các mặt hàng có nhiều đơn vị, cần kiểm tra lại hệ số trước khi đưa vào sử dụng và định kỳ đối chiếu số liệu trên hệ thống với tồn thực tế.

2. Kiểm soát chặt quy trình nhập - xuất - tồn

Mọi hàng hóa nhập hoặc xuất đều nên có chứng từ và người chịu trách nhiệm rõ ràng. Khi hàng được chuyển giữa các kho hoặc bãi, số lượng cũng cần được cập nhật thay vì chờ đến cuối kỳ mới tổng hợp.

Một quy trình cơ bản có thể gồm:

• Nhập hàng → kiểm đếm → ghi nhận vào kho.
• Bán hàng → lập đơn → xác nhận số lượng.
• Xuất kho → đối chiếu với đơn hàng.
• Giao hàng → xác nhận số lượng thực nhận.
• Cuối ngày → đối chiếu doanh thu, tồn kho và tiền thu.

Cách làm này giúp phát hiện chênh lệch gần thời điểm phát sinh thay vì đợi đến cuối tháng.

3. Tách rõ doanh thu, công nợ và tiền đã thu

Một báo cáo doanh thu tốt không chỉ trả lời câu hỏi “hôm nay bán được bao nhiêu?”. Chủ cửa hàng còn cần biết doanh thu đó đến từ nhóm hàng nào, lợi nhuận ra sao và bao nhiêu tiền vẫn đang nằm ở công nợ.

Do đó, nên theo dõi riêng doanh thu bán hàng, khoản khách đã thanh toán và khoản phải thu. Các hệ thống quản lý VLXD trên thị trường cũng thường kết hợp báo cáo doanh thu với quản lý công nợ để tạo một bức tranh đầy đủ hơn về dòng tiền.

4. Quản lý công nợ theo khách hàng và công trình

Với khách mua cho công trình, nên ghi nhận khoản phải thu theo từng khách hàng, đơn hàng hoặc công trình thay vì chỉ lưu một con số tổng.

Định kỳ, cửa hàng nên rà soát:

• Tổng công nợ của từng khách.
• Khoản đã đến hạn và quá hạn.
• Các đơn hàng chưa thanh toán đủ.
• Số tiền đã giao hàng nhưng chưa thu.
• Chênh lệch giữa sổ công nợ và xác nhận của khách.

Việc này giúp hạn chế tình trạng doanh thu vẫn tăng nhưng tiền mặt không tăng tương ứng.

5. Đối soát giao hàng sau mỗi chuyến

Đối với đơn hàng giao đến công trình, cần có bước xác nhận số lượng thực tế. Nếu một đơn được chia thành nhiều chuyến, mỗi chuyến nên được theo dõi riêng để tránh nhầm lẫn.

Đặc biệt với cát, đá, thép hoặc những mặt hàng có khối lượng lớn, việc đối soát cần gắn với phiếu xuất và thông tin giao nhận. Đây là điểm mà mô hình quản lý bằng sổ hoặc nhiều file Excel riêng lẻ thường mất nhiều thời gian để kiểm tra.

6. Theo dõi doanh thu và lợi nhuận theo nhóm hàng

Doanh thu cao chưa chắc đồng nghĩa với kinh doanh hiệu quả. Một số mặt hàng có doanh số lớn nhưng biên lợi nhuận thấp, trong khi nhóm hàng khác có doanh thu nhỏ hơn nhưng đóng góp lợi nhuận tốt hơn.

Vì vậy, nên theo dõi doanh thu và lợi nhuận theo sản phẩm, nhóm hàng, kho hoặc khoảng thời gian. Khi phát hiện một nhóm hàng có doanh thu giảm bất thường hoặc lợi nhuận lệch so với kỳ trước, chủ cửa hàng có thể kiểm tra lại giá bán, chiết khấu, giá vốn và lượng hàng xuất.

Nếu cần theo dõi chuyên sâu hơn, phần mềm báo cáo doanh thu cho vật liệu xây dựng có thể giúp tập trung dữ liệu bán hàng thành các báo cáo dễ đối chiếu thay vì tổng hợp thủ công từ nhiều nguồn.

7. Số hóa dữ liệu để kiểm soát thay vì chỉ nhập liệu

Phần mềm không tự động loại bỏ mọi thất thoát nếu quy trình ban đầu thiếu kiểm soát. Giá trị lớn hơn nằm ở việc kết nối các bước bán hàng, kho, công nợ và báo cáo để dữ liệu được cập nhật thống nhất.

Với cửa hàng có nhiều chủng loại hàng, nhiều đơn vị tính hoặc nhiều kho, đây là cách giảm thời gian đối chiếu và giúp chủ kinh doanh phát hiện vấn đề sớm hơn. Các kết quả SERP hiện cũng cho thấy nhu cầu quản lý VLXD đang xoay quanh việc kết nối tồn kho, công nợ, bán hàng, giao hàng và báo cáo trong cùng hệ thống.

Bado hỗ trợ kiểm soát thất thoát trong kinh doanh vật liệu xây dựng như thế nào?

Với đặc thù ngành VLXD, việc kiểm soát doanh thu nên bắt đầu từ những điểm dễ phát sinh sai lệch: hàng tồn, đơn vị tính, giao hàng và công nợ. Bado xây dựng giải pháp quản lý dành cho ngành này với các nhóm chức năng liên quan đến quản lý kho, bán hàng, công nợ, giao hàng và báo cáo doanh thu, lợi nhuận.

Theo thông tin trên trang giải pháp của Bado, hệ thống hỗ trợ quản lý nhiều mã vật liệu, nhiều đơn vị tính như bao, tấm, mét, viên; theo dõi tồn kho theo từng kho; quản lý đơn hàng và tiến độ giao hàng; đồng thời theo dõi công nợ khách hàng, nhà cung cấp.

Khi các dữ liệu này được quản lý tập trung, chủ cửa hàng có cơ sở để đối chiếu doanh thu với lượng hàng xuất, công nợ và kết quả kinh doanh thay vì chỉ nhìn vào tổng tiền bán được trong ngày.

Bạn có thể tham khảo giải pháp quản lý bán hàng cho ngành vật liệu xây dựng của Bado để xem cách hệ thống tổ chức các nghiệp vụ phù hợp với cửa hàng và đại lý VLXD.

Khi nào nên dùng phần mềm để kiểm soát thất thoát?

Không phải cửa hàng nào cũng cần triển khai một hệ thống phức tạp ngay từ đầu. Nếu quy mô nhỏ, ít mặt hàng và hầu hết giao dịch đều thu tiền ngay, quy trình thủ công được chuẩn hóa vẫn có thể đáp ứng.

Tuy nhiên, khi cửa hàng bắt đầu có nhiều mã hàng, nhiều đơn vị tính, nhiều kho, bán chịu cho khách hoặc thường xuyên giao hàng theo công trình, việc kiểm soát bằng sổ sách và file rời sẽ khó duy trì tính nhất quán.

Một số dấu hiệu cho thấy đã đến lúc cần số hóa gồm:

• Thường xuyên kiểm kê nhưng không tìm được nguyên nhân lệch tồn.
• Doanh thu giữa các sổ hoặc file không khớp.
• Khó xác định khách hàng nào đang nợ quá hạn.
• Đơn hàng giao nhiều chuyến khó đối chiếu.
• Mất nhiều thời gian tổng hợp doanh thu cuối ngày hoặc cuối tháng.
• Chủ cửa hàng không thể xem nhanh tình hình kinh doanh khi không có mặt tại cửa hàng.

Nếu những tình trạng này xuất hiện thường xuyên, việc tiếp tục quản lý bằng sổ sách hoặc các file rời có thể khiến sai lệch khó được phát hiện kịp thời. Đây là lúc cửa hàng nên cân nhắc một hệ thống quản lý tập trung để giảm thời gian đối chiếu và kiểm soát hoạt động kinh doanh tốt hơn. 

Kết luận

Thất thoát doanh thu ở vật liệu xây dựng thường không đến từ một nguyên nhân duy nhất mà là kết quả của nhiều điểm thiếu kiểm soát trong bán hàng, tồn kho, quy đổi đơn vị, giao hàng và công nợ. Vì vậy, giải pháp hiệu quả không chỉ là kiểm kê thường xuyên mà cần xây dựng quy trình dữ liệu xuyên suốt từ lúc nhập hàng đến khi thu tiền.

Với cửa hàng có quy mô và nghiệp vụ ngày càng phức tạp, việc chuẩn hóa quy trình kết hợp công cụ quản lý phù hợp sẽ giúp chủ kinh doanh nhìn thấy chênh lệch sớm hơn, xác định đúng điểm cần kiểm tra và hạn chế thất thoát doanh thu trong dài hạn.

Trải nghiệm 7 ngày sử dụng cùng Bado hoàn toàn miễn phí - miễn phí đào tạo và cài đặt, hỗ trợ kỹ thuật 24/7 qua Zalo và Hotline.

Liên hệ tư vấn: Hotline 0911 617 878 | bado.vn 

Câu hỏi thường gặp

Thất thoát doanh thu ở cửa hàng vật liệu xây dựng thường do đâu?

Các nguyên nhân phổ biến gồm sai lệch tồn kho, quy đổi sai đơn vị tính, bán hàng ghi nhận thiếu, kiểm soát chiết khấu chưa chặt, giao hàng không đối soát và công nợ kéo dài.

Làm sao để hạn chế thất thoát hàng hóa VLXD?

Nên chuẩn hóa danh mục sản phẩm, đơn vị tính và quy trình nhập - xuất - tồn; đồng thời kiểm kê định kỳ và đối chiếu số liệu giữa kho, đơn hàng và thực tế.

Có nên quản lý công nợ theo từng công trình không?

Có, đặc biệt với cửa hàng thường bán cho nhà thầu. Theo dõi theo công trình giúp xác định số tiền đã giao, đã thu và còn phải thu rõ ràng hơn so với chỉ quản lý một khoản nợ tổng.

Phần mềm quản lý VLXD có giúp theo dõi doanh thu không?

Có. Tùy hệ thống, phần mềm có thể hỗ trợ báo cáo doanh thu, lợi nhuận, tồn kho và công nợ theo nhiều tiêu chí. Với Bado, trang giải pháp VLXD hiện công bố chức năng báo cáo doanh thu và lợi nhuận theo sản phẩm, nhóm hàng, kho bãi và thời gian.

Cửa hàng nhỏ có cần phần mềm quản lý vật liệu xây dựng không?

Nếu cửa hàng có ít mặt hàng và giao dịch đơn giản thì chưa nhất thiết. Nhưng khi phát sinh nhiều đơn vị tính, nhiều kho, công nợ hoặc giao hàng theo công trình, phần mềm có thể giúp giảm khối lượng đối chiếu thủ công và kiểm soát dữ liệu tập trung hơn.