Công ty số hóa là gì? Tiêu chí lựa chọn và quy trình số hóa

Công ty số hóa là đơn vị cung cấp dịch vụ, công nghệ hoặc giải pháp giúp doanh nghiệp, cơ quan và tổ chức chuyển tài liệu, hồ sơ, dữ liệu từ dạng truyền thống sang môi trường số để lưu trữ, tìm kiếm và khai thác thuận tiện hơn. Tuy nhiên, số hóa không chỉ dừng ở việc scan tài liệu thành PDF.

Một dự án thực tế còn liên quan đến phân loại, nhập liệu, nhận dạng ký tự, kiểm tra chất lượng, tổ chức dữ liệu, bảo mật và khả năng tìm kiếm sau khi hoàn thành. Vì vậy, lựa chọn đúng đơn vị số hóa cần dựa trên quy mô hồ sơ, mục đích sử dụng và yêu cầu quản lý dữ liệu thay vì chỉ nhìn vào chi phí.

Công ty số hóa là gì?

Hiểu đơn giản, công ty số hóa là đơn vị chuyên cung cấp các dịch vụ hoặc giải pháp giúp tổ chức chuyển đổi dữ liệu, tài liệu và hồ sơ từ dạng vật lý hoặc dữ liệu chưa có cấu trúc thành dữ liệu số có thể lưu trữ, tìm kiếm và xử lý bằng hệ thống máy tính.

Trong thực tế, khái niệm này thường được sử dụng nhiều nhất trong lĩnh vực số hóa tài liệu. Một doanh nghiệp có thể thuê đơn vị bên ngoài để xử lý hồ sơ giấy, hợp đồng, chứng từ, bản vẽ, tài liệu lưu trữ hoặc các loại dữ liệu khác thay vì tự đầu tư toàn bộ thiết bị và nhân sự.

Tuy nhiên, không phải công ty số hóa nào cũng cung cấp cùng một phạm vi dịch vụ. Có đơn vị tập trung vào scan tài liệu; có đơn vị cung cấp thêm OCR, nhập liệu, phân loại dữ liệu; trong khi một số nhà cung cấp phát triển cả phần mềm quản lý và kho dữ liệu số.

Điều này khiến doanh nghiệp cần xác định rõ mình đang cần dịch vụ số hóa, phần mềm số hóa hay một giải pháp kết hợp cả hai trước khi lựa chọn nhà cung cấp.

Công ty số hóa thường cung cấp những dịch vụ gì?

Phạm vi dịch vụ phụ thuộc vào từng nhà cung cấp và loại tài liệu. Một dự án có thể chỉ bao gồm quét tài liệu hoặc trải qua nhiều công đoạn từ xử lý hồ sơ vật lý đến đưa dữ liệu vào hệ thống quản lý.

Scan và chuyển đổi tài liệu giấy

Đây thường là bước đầu tiên của một dự án số hóa tài liệu.

Tài liệu giấy được quét bằng thiết bị chuyên dụng để tạo thành các tệp điện tử như PDF, TIFF hoặc JPEG. Với tài liệu có kích thước đặc biệt như bản đồ, bản vẽ kỹ thuật hoặc hồ sơ khổ lớn, nhà cung cấp cần có thiết bị phù hợp để hạn chế mất thông tin hoặc làm biến dạng tài liệu.

Thư viện Khoa học Tổng hợp TP.HCM hiện cũng cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu cho cơ quan, tổ chức và cá nhân, bao gồm số hóa tài liệu giấy với nhiều khổ cỡ, xử lý tập tin ảnh và đóng gói dữ liệu thành cơ sở dữ liệu khi có nhu cầu.

Nhận dạng ký tự OCR

Một file PDF được tạo từ ảnh scan chưa chắc đã cho phép người dùng tìm kiếm nội dung bằng cách nhập từ khóa.

OCR, hay nhận dạng ký tự quang học, giúp hệ thống nhận diện chữ trong hình ảnh và chuyển chúng thành dữ liệu văn bản có thể tìm kiếm hoặc tiếp tục xử lý.

Ví dụ, một hợp đồng 20 trang sau khi scan có thể trở thành một file PDF hình ảnh. Nếu được OCR, người dùng có thể tìm một cụm từ xuất hiện trong hợp đồng thay vì phải mở từng trang để đọc.

Tuy nhiên, độ chính xác của OCR phụ thuộc vào chất lượng bản gốc, độ phân giải, kiểu chữ, tình trạng tài liệu và ngôn ngữ. Vì vậy, không nên mặc định rằng mọi tài liệu sau OCR đều chính xác tuyệt đối.

Nhập liệu và chuyển đổi dữ liệu

Một số hồ sơ không chỉ cần scan mà còn cần trích xuất thông tin thành các trường dữ liệu riêng.

Chẳng hạn, từ một bộ hồ sơ khách hàng, doanh nghiệp có thể cần tách các trường như họ tên, mã khách hàng, ngày sinh, số điện thoại hoặc địa chỉ.

Lúc này, công việc không còn đơn thuần là tạo file ảnh mà trở thành quá trình chuyển đổi dữ liệu có cấu trúc.

Phân loại và lập chỉ mục

Khi số lượng tài liệu lớn, việc tạo hàng nghìn file nhưng không có quy tắc đặt tên sẽ khiến việc tìm kiếm về sau trở nên khó khăn.

Đơn vị số hóa có thể hỗ trợ phân loại tài liệu theo hồ sơ, thời gian, phòng ban, mã tài liệu hoặc các trường dữ liệu khác. Các thông tin này có thể được sử dụng làm metadata hoặc chỉ mục tìm kiếm.

Đây là phần thường bị bỏ qua khi doanh nghiệp chỉ tập trung vào số lượng trang đã scan.

Lưu trữ và bàn giao dữ liệu

Sau khi xử lý, dữ liệu cần được bàn giao theo định dạng và cấu trúc đã thống nhất.

Tùy dự án, dữ liệu có thể được lưu trên ổ cứng, máy chủ nội bộ, hệ thống lưu trữ đám mây hoặc phần mềm quản lý tài liệu.

Một dự án được xem là có khả năng khai thác tốt không chỉ dựa vào việc “đã scan xong” mà còn phải trả lời được câu hỏi: sau khi nhận dữ liệu, doanh nghiệp sẽ tìm kiếm, phân quyền, sao lưu và sử dụng chúng như thế nào?

Khi nào doanh nghiệp nên thuê công ty số hóa?

Không phải doanh nghiệp nào cũng cần thuê đơn vị chuyên nghiệp. Với vài chục hoặc vài trăm tài liệu đơn giản, doanh nghiệp có thể tự thực hiện bằng thiết bị sẵn có.

Nhu cầu thuê ngoài thường rõ ràng hơn khi khối lượng tài liệu lớn, tài liệu cần xử lý trong thời gian nhất định hoặc yêu cầu đầu ra phức tạp.

Khối lượng hồ sơ lớn

Khi doanh nghiệp có hàng chục nghìn hoặc hàng trăm nghìn trang, việc tự scan có thể khiến nhân viên phải dành nhiều thời gian cho công việc không thuộc hoạt động cốt lõi.

Lúc này, thuê đơn vị chuyên môn giúp doanh nghiệp sử dụng nguồn lực nội bộ cho những công việc khác.

Tài liệu có nhiều định dạng

Một kho lưu trữ có thể bao gồm hồ sơ giấy, ảnh, bản vẽ, hợp đồng, chứng từ hoặc tài liệu khổ lớn.

Mỗi loại có yêu cầu xử lý khác nhau. Nhà cung cấp có thiết bị và quy trình phù hợp sẽ thuận lợi hơn khi xử lý một dự án có nhiều loại tài liệu.

Cần dữ liệu có thể tìm kiếm

Nếu mục tiêu chỉ là lưu một bản sao điện tử thì scan có thể đáp ứng nhu cầu cơ bản.

Nhưng nếu doanh nghiệp muốn tìm kiếm nội dung, trích xuất trường dữ liệu hoặc đưa thông tin vào hệ thống quản lý, dự án sẽ cần thêm OCR, nhập liệu, phân loại và kiểm tra dữ liệu.

Tài liệu cần bảo mật

Một số hồ sơ chứa thông tin khách hàng, hợp đồng, tài chính, nhân sự hoặc thông tin nội bộ.

Khi thuê ngoài, doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm đến cách nhà cung cấp tiếp nhận, vận chuyển, lưu trữ, truy cập và xóa dữ liệu sau khi hoàn thành dự án.

Công ty số hóa khác gì đơn vị scan tài liệu?

Hai khái niệm này có thể gần nhau nhưng không nhất thiết giống nhau. Đơn vị scan tài liệu có thể tập trung chủ yếu vào việc chuyển tài liệu giấy thành file hình ảnh hoặc PDF.

Trong khi đó, một công ty cung cấp giải pháp số hóa tổng thể có thể tham gia nhiều bước hơn như chỉnh lý tài liệu, scan, OCR, nhập liệu, phân loại, lập chỉ mục, xây dựng cơ sở dữ liệu và triển khai phần mềm quản lý.

Sự khác biệt quan trọng nằm ở đầu ra cuối cùng. Nếu doanh nghiệp chỉ cần bản điện tử để lưu trữ dự phòng, dịch vụ scan có thể đủ.

Nếu doanh nghiệp muốn biến kho hồ sơ thành dữ liệu có thể tìm kiếm, phân quyền và khai thác trong các quy trình tiếp theo, cần xem xét một giải pháp số hóa có phạm vi rộng hơn.

Quy trình làm việc của một công ty số hóa

Một quy trình thực tế có thể thay đổi tùy loại hồ sơ, nhưng thường gồm các bước chính sau.

Khảo sát và xác định phạm vi

Trước khi báo giá hoặc triển khai, nhà cung cấp cần biết số lượng tài liệu, loại tài liệu, kích thước, tình trạng vật lý và yêu cầu đầu ra.

Doanh nghiệp cũng cần xác định mục tiêu: chỉ tạo bản scan, cần OCR, nhập liệu, xây dựng cơ sở dữ liệu hay đưa dữ liệu vào phần mềm quản lý.

Tiếp nhận và kiểm kê tài liệu

Tài liệu cần được phân loại và ghi nhận số lượng trước khi xử lý.

Nếu hồ sơ đang được sắp xếp theo mã, năm hoặc phòng ban, nên thống nhất cách tổ chức từ đầu để tránh phải phân loại lại sau khi scan.

Chuẩn bị tài liệu

Tài liệu có thể cần tháo ghim, loại bỏ vật cản, sắp xếp lại thứ tự hoặc xử lý các trang bị gấp, rách.

Bước này ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng bản scan và khả năng bảo toàn thứ tự hồ sơ.

Quét tài liệu

Tài liệu được scan theo thông số đã thống nhất.

Các tiêu chí cần xác định trước gồm định dạng file, độ phân giải, màu sắc, kích thước và cách đặt tên.

Không nên mặc định độ phân giải càng cao càng tốt vì dữ liệu có thể tăng dung lượng đáng kể mà không đem lại lợi ích tương ứng đối với mọi loại tài liệu.

OCR và xử lý dữ liệu

Nếu cần khả năng tìm kiếm hoặc trích xuất nội dung, tài liệu được xử lý OCR.

Với hồ sơ cần nhập liệu, các trường thông tin sẽ được xác định và chuyển thành dữ liệu có cấu trúc.

Kiểm tra chất lượng

Đây là bước rất quan trọng nhưng dễ bị xem nhẹ.

Có thể kiểm tra tình trạng thiếu trang, sai thứ tự, ảnh mờ, nội dung bị cắt, file lỗi, sai tên hoặc dữ liệu OCR không chính xác.

Đối với dự án lớn, doanh nghiệp nên thống nhất tiêu chí nghiệm thu trước khi bắt đầu.

Đóng gói và bàn giao

Dữ liệu cuối cùng được sắp xếp theo cấu trúc đã thống nhất.

Ngoài file dữ liệu, doanh nghiệp nên nhận được thông tin cần thiết để biết dữ liệu được tổ chức như thế nào, cách tìm kiếm và cách sử dụng nếu dự án có triển khai hệ thống quản lý.

Công nghệ nào được sử dụng trong số hóa?

Công nghệ sử dụng phụ thuộc vào mục tiêu và loại dữ liệu.

Máy scan chuyên dụng

Máy scan giúp chuyển tài liệu giấy thành hình ảnh kỹ thuật số. Với dự án lớn, thiết bị chuyên dụng có thể xử lý khối lượng tài liệu nhanh hơn so với thiết bị văn phòng thông thường.

OCR

OCR biến nội dung trên hình ảnh thành dữ liệu văn bản có thể tìm kiếm hoặc xử lý tiếp.

Tuy nhiên, OCR nên được xem là công cụ hỗ trợ chứ không phải đảm bảo dữ liệu đầu ra luôn chính xác tuyệt đối.

AI và nhận dạng dữ liệu

Các kỹ thuật AI và machine learning có thể được sử dụng để nhận diện, phân loại hoặc trích xuất thông tin từ tài liệu.

Mức độ ứng dụng phụ thuộc vào loại hồ sơ và yêu cầu dự án. Không phải tài liệu nào cũng cần AI.

Lưu trữ đám mây

Cloud có thể giúp dữ liệu được truy cập từ nhiều địa điểm và thiết bị, nhưng việc sử dụng cloud cũng cần đi cùng chính sách phân quyền, bảo mật và sao lưu phù hợp.

Phần mềm quản lý tài liệu

Khi số lượng hồ sơ lớn, doanh nghiệp cần một cách quản lý tốt hơn việc lưu các file trong thư mục.

Phần mềm số hóa có thể đóng vai trò là lớp quản lý phía trên dữ liệu, hỗ trợ tìm kiếm, phân loại, phân quyền, theo dõi và khai thác tài liệu tùy theo chức năng của từng hệ thống.

Lợi ích khi thuê công ty số hóa

Tiết kiệm nguồn lực nội bộ

Doanh nghiệp không phải tự bố trí toàn bộ nhân sự để scan, nhập liệu và kiểm tra hồ sơ trong thời gian dài.

Điều này đặc biệt hữu ích với những dự án có khối lượng lớn nhưng không phải công việc thường xuyên của doanh nghiệp.

Tiếp cận thiết bị và chuyên môn phù hợp

Một dự án lớn có thể cần máy scan chuyên dụng, OCR, thiết bị xử lý khổ lớn hoặc quy trình kiểm soát chất lượng.

Thuê ngoài có thể giúp doanh nghiệp không phải đầu tư toàn bộ hệ thống chỉ để thực hiện một dự án.

Dữ liệu dễ tìm kiếm hơn

Nếu được tổ chức đúng cách, dữ liệu số giúp giảm thời gian tìm hồ sơ so với việc tìm kiếm hoàn toàn trong kho giấy.

Tuy nhiên, lợi ích này phụ thuộc rất lớn vào cách đặt tên, lập chỉ mục, metadata và phần mềm quản lý sau số hóa.

Tạo nền tảng cho các bước tiếp theo

Số hóa dữ liệu không phải điểm cuối của chuyển đổi số.

Theo OECD, digitisation là quá trình chuyển dữ liệu hoặc quy trình tương tự sang định dạng máy có thể đọc; digitalisation rộng hơn, liên quan đến việc sử dụng công nghệ số, dữ liệu và kết nối để tạo ra hoặc thay đổi hoạt động.

Vì vậy, một kho dữ liệu được số hóa tốt có thể trở thành đầu vào cho các hệ thống quản lý, phân tích dữ liệu và các quy trình số tiếp theo.

Những tiêu chí cần xem xét khi chọn công ty số hóa

Không nên lựa chọn chỉ dựa trên mức giá tính theo trang. Một dự án có giá thấp nhưng dữ liệu không đạt yêu cầu có thể khiến doanh nghiệp phải xử lý lại và phát sinh thêm chi phí.

Phạm vi dịch vụ

Hãy xác định nhà cung cấp có thực hiện những công việc cần thiết hay không: Scan tài liệu, ocr, nhập liệu, phân loại, lập chỉ mục, xử lý dữ liệu, lưu trữ, triển khai phần mềm, bàn giao dữ liệu. 

Khả năng xử lý loại tài liệu của doanh nghiệp

Doanh nghiệp nên cung cấp mẫu tài liệu thực tế để nhà cung cấp đánh giá.

Một đơn vị có thể xử lý tốt hồ sơ A4 nhưng chưa chắc có năng lực tương tự với bản đồ, bản vẽ kỹ thuật, sách đóng gáy hoặc tài liệu cũ dễ hư hỏng.

Tiêu chuẩn nghiệm thu

Đây là yếu tố nên được thống nhất trước khi triển khai.

Doanh nghiệp cần biết thế nào được xem là một file đạt yêu cầu: đủ trang, đúng thứ tự, độ rõ phù hợp, tên file chính xác, OCR đạt mức nào và dữ liệu nhập liệu được kiểm tra ra sao.

Bảo mật dữ liệu

Cần xác định ai được tiếp cận hồ sơ, dữ liệu được lưu ở đâu, phương thức truyền dữ liệu như thế nào và quy trình xử lý dữ liệu sau khi dự án kết thúc.

Đối với tài liệu nhạy cảm, đây nên là một tiêu chí lựa chọn ngay từ đầu thay vì chỉ xem xét sau khi ký hợp đồng.

Khả năng tích hợp

Nếu doanh nghiệp đã có hệ thống quản lý tài liệu hoặc cơ sở dữ liệu, cần kiểm tra dữ liệu sau số hóa có thể đưa vào hệ thống hiện tại hay không.

Một giải pháp tốt về mặt scan nhưng tạo ra dữ liệu khó sử dụng về sau vẫn có thể khiến doanh nghiệp tốn thêm công sức chuyển đổi.

Những sai lầm thường gặp khi thuê công ty số hóa

Chỉ quan tâm đến giá trên mỗi trang

Giá mỗi trang chỉ là một phần của tổng chi phí.

Nếu tài liệu cần chỉnh lý, OCR, nhập liệu, phân loại hoặc kiểm tra nhiều lần, tổng chi phí sẽ phụ thuộc vào phạm vi công việc chứ không chỉ số trang.

Không xác định đầu ra trước

Doanh nghiệp cần thống nhất ngay từ đầu muốn nhận PDF, file ảnh, dữ liệu OCR, bảng dữ liệu hay dữ liệu đã được nhập vào phần mềm.

Nếu không xác định rõ, hai bên có thể hiểu khác nhau về “hoàn thành số hóa”.

Scan xong nhưng không có kế hoạch khai thác

Một kho dữ liệu số lớn nhưng không có quy tắc đặt tên, chỉ mục và tìm kiếm sẽ nhanh chóng trở thành một “kho file” khó quản lý.

Số hóa cần được thiết kế từ mục tiêu sử dụng dữ liệu, không chỉ từ thao tác scan.

Bỏ qua dữ liệu gốc

Trong quá trình chuyển đổi, doanh nghiệp vẫn cần xác định thời gian và điều kiện lưu giữ tài liệu giấy theo yêu cầu quản lý của mình.

Không nên mặc định rằng sau khi có bản điện tử thì mọi bản gốc đều có thể xử lý theo cùng một cách.

Công ty số hóa có phải là công ty công nghệ không?

Một công ty số hóa có thể là đơn vị cung cấp dịch vụ xử lý tài liệu, đơn vị phát triển phần mềm, nhà cung cấp thiết bị hoặc doanh nghiệp kết hợp nhiều nhóm dịch vụ.

Điểm quan trọng hơn là năng lực giải quyết bài toán số hóa mà doanh nghiệp đang gặp phải.

Một đơn vị có hệ thống phần mềm tốt nhưng không có năng lực xử lý hồ sơ vật lý có thể không phù hợp với dự án cần số hóa hàng trăm nghìn trang tài liệu.

Ngược lại, đơn vị có năng lực scan lớn nhưng không có giải pháp quản lý dữ liệu có thể phù hợp với dự án chỉ cần tạo bản điện tử để lưu trữ.

Công ty số hóa có phải là bước đầu của chuyển đổi số?

Có thể, nhưng không nên xem hai khái niệm là một.

Số hóa giúp dữ liệu từ dạng vật lý hoặc tương tự trở thành dữ liệu mà máy tính có thể xử lý. Khi doanh nghiệp sử dụng dữ liệu đó để thay đổi quy trình, kết nối hệ thống hoặc tạo ra phương thức hoạt động mới, phạm vi đã tiến sang digitalisation và rộng hơn là chuyển đổi số.

OECD cũng phân biệt ba cấp độ này: digitisation là chuyển đổi dữ liệu và quy trình sang dạng máy có thể đọc; digitalisation là sử dụng công nghệ số, dữ liệu và kết nối để thay đổi hoạt động; còn digital transformation đề cập đến các tác động kinh tế và xã hội của hai quá trình trên.

Do đó, doanh nghiệp không nên kỳ vọng thuê một công ty số hóa là đã hoàn thành chuyển đổi số. Số hóa chỉ là một thành phần trong quá trình rộng hơn.

Có nên tự số hóa hay thuê công ty bên ngoài?

Có thể cân nhắc theo bốn yếu tố: khối lượng, độ phức tạp, yêu cầu bảo mật và mục đích sử dụng.

Không có một phương án đúng cho mọi doanh nghiệp. Mục tiêu cuối cùng là tạo ra dữ liệu có thể sử dụng được với tổng chi phí và nguồn lực phù hợp.

Kết luận

Công ty số hóa không đơn thuần là nơi nhận tài liệu giấy rồi scan thành file. Với những dự án có quy mô lớn, hoạt động số hóa có thể bao gồm chỉnh lý hồ sơ, scan, OCR, nhập liệu, phân loại, lập chỉ mục, kiểm tra chất lượng, lưu trữ và đưa dữ liệu vào hệ thống quản lý.

Khi lựa chọn nhà cung cấp, doanh nghiệp nên bắt đầu từ câu hỏi “sau khi số hóa, dữ liệu sẽ được sử dụng như thế nào?” thay vì chỉ hỏi giá bao nhiêu cho mỗi trang. Cách tiếp cận này giúp xác định đúng phạm vi công việc, lựa chọn công nghệ phù hợp và tránh tạo ra một kho dữ liệu số nhưng khó tìm kiếm hoặc khó khai thác.

Nếu doanh nghiệp đang tìm hiểu sâu hơn về quy trình, có thể bắt đầu từ khái niệm số hóa, sau đó xác định nhu cầu về công nghệ số hóa, mô hình phần mềm số hóa và cách dữ liệu sẽ được sử dụng trong hoạt động kinh doanh công nghệ số.

Câu hỏi thường gặp về công ty số hóa (FAQ)

Công ty số hóa là gì?

Công ty số hóa là đơn vị cung cấp dịch vụ hoặc giải pháp chuyển tài liệu, hồ sơ và dữ liệu truyền thống thành dữ liệu số để lưu trữ, tìm kiếm và khai thác.

Công ty số hóa cung cấp những dịch vụ nào?

Các dịch vụ phổ biến gồm scan tài liệu, nhận dạng ký tự OCR, nhập liệu, phân loại hồ sơ, lập chỉ mục và lưu trữ dữ liệu số.

Khi nào doanh nghiệp nên thuê công ty số hóa?

Doanh nghiệp nên cân nhắc thuê công ty số hóa khi có khối lượng hồ sơ lớn, nhiều định dạng tài liệu, cần xử lý chuyên sâu hoặc yêu cầu dữ liệu có thể tìm kiếm và quản lý tập trung.

Chi phí thuê công ty số hóa phụ thuộc vào yếu tố nào?

Chi phí thường phụ thuộc vào số lượng, tình trạng và định dạng tài liệu, yêu cầu OCR, nhập liệu, phân loại, bảo mật và tiêu chuẩn nghiệm thu.

Công ty số hóa khác gì đơn vị scan tài liệu?

Đơn vị scan chủ yếu chuyển tài liệu giấy thành file điện tử, trong khi công ty số hóa có thể cung cấp thêm OCR, nhập liệu, phân loại, lập chỉ mục và phần mềm quản lý dữ liệu.

Nên chọn công ty số hóa theo tiêu chí nào?

Doanh nghiệp nên xem xét phạm vi dịch vụ, năng lực xử lý tài liệu, tiêu chuẩn nghiệm thu, quy trình bảo mật và khả năng tích hợp dữ liệu với hệ thống hiện có.

Số hóa tài liệu có giúp tìm kiếm thông tin nhanh hơn không?

Có. Nếu tài liệu được xử lý OCR, phân loại và lập chỉ mục phù hợp, người dùng có thể tìm kiếm thông tin thuận tiện hơn thay vì tra cứu thủ công từng hồ sơ.

Nên tự số hóa hay thuê công ty bên ngoài?

Doanh nghiệp có ít tài liệu, định dạng đơn giản có thể tự số hóa. Với khối lượng lớn, nhiều loại hồ sơ hoặc yêu cầu OCR, nhập liệu và tích hợp phần mềm, nên cân nhắc thuê đơn vị chuyên môn.