Top phần mềm số hóa tài liệu phổ biến: So sánh và kinh nghiệm lựa chọn

Trong quá trình làm việc, doanh nghiệp phải xử lý và lưu trữ ngày càng nhiều hồ sơ, hợp đồng, hóa đơn và giấy tờ. Nếu vẫn quản lý chủ yếu bằng bản giấy, việc tìm kiếm, phân loại hoặc đối chiếu tài liệu có thể mất nhiều thời gian. Phần mềm số hóa tài liệu giúp chuyển đổi tài liệu giấy thành dữ liệu điện tử, hỗ trợ nhận dạng, lưu trữ và tra cứu thuận tiện hơn.

Tuy nhiên, mỗi phần mềm có tính năng và khả năng đáp ứng khác nhau. Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp các lựa chọn phổ biến cùng tiêu chí giúp doanh nghiệp lựa chọn phù hợp. 

Phần mềm số hóa tài liệu là gì?

Phần mềm số hóa tài liệu là nhóm công cụ hỗ trợ chuyển tài liệu giấy, hình ảnh hoặc dữ liệu chưa có cấu trúc thành dạng thông tin điện tử để lưu trữ, tìm kiếm, xử lý và khai thác trên máy tính.

Tuy nhiên, không phải phần mềm nào được gọi là “phần mềm số hóa” cũng có cùng chức năng. Một ứng dụng có thể chỉ tập trung vào scan và OCR, trong khi nền tảng khác còn hỗ trợ phân loại tài liệu, trích xuất dữ liệu, gắn metadata, quản lý phiên bản, phân quyền và kết nối workflow.

Đây là điểm cần xác định trước khi lựa chọn. Nếu chỉ cần scan một số chứng từ để lưu trữ, một ứng dụng OCR có thể đã đủ. Ngược lại, doanh nghiệp có hàng trăm nghìn hồ sơ cần tìm kiếm, phân loại và xử lý theo quy trình sẽ cần một hệ thống quản lý tài liệu hoặc nền tảng xử lý tài liệu chuyên sâu hơn.

Theo Microsoft, OCR có thể trích xuất văn bản in hoặc viết tay từ hình ảnh và tài liệu, sau đó đưa nội dung vào cơ chế tìm kiếm và lập chỉ mục.

Các nhóm phần mềm số hóa tài liệu phổ biến

Thị trường hiện nay có thể chia các công cụ thành một số nhóm dựa trên công việc mà chúng giải quyết.

Cách phân nhóm này quan trọng hơn việc chỉ lập một danh sách thật dài. Một công cụ mạnh về OCR chưa chắc phù hợp để quản lý vòng đời hồ sơ; ngược lại, hệ thống quản lý tài liệu có thể quá phức tạp nếu nhu cầu chỉ là scan vài chục trang mỗi ngày.

Top phần mềm số hóa tài liệu phổ biến hiện nay

Danh sách dưới đây tập trung vào những giải pháp đang được nhắc đến trong các bài tổng hợp và có tài liệu chức năng từ nhà cung cấp. Không có thứ tự “tốt nhất” cố định vì mỗi sản phẩm giải quyết một nhóm nhu cầu khác nhau.

Adobe Scan

Adobe Scan là ứng dụng hướng đến nhu cầu scan tài liệu bằng thiết bị di động. Người dùng có thể sử dụng camera để thu nhận tài liệu, tạo file PDF và áp dụng OCR cho nội dung được quét.

Điểm phù hợp của Adobe Scan nằm ở những tình huống cần số hóa nhanh tài liệu giấy tại hiện trường, văn phòng hoặc khi không có máy scan chuyên dụng.

Công cụ này phù hợp hơn với nhu cầu cá nhân và quy mô nhỏ. Khi doanh nghiệp cần quản lý hàng nghìn hồ sơ theo metadata, phân quyền và workflow, cần kết hợp với một hệ thống quản lý tài liệu thay vì xem ứng dụng scan như một nền tảng DMS hoàn chỉnh.

Adobe Scan cũng được đưa vào các danh sách phần mềm số hóa tài liệu phổ biến tại Việt Nam.

ABBYY FineReader PDF

ABBYY FineReader PDF thuộc nhóm phần mềm chuyên sâu về OCR và xử lý PDF. Đây là lựa chọn đáng chú ý khi trọng tâm của người dùng là biến tài liệu scan thành nội dung có thể tìm kiếm hoặc chỉnh sửa.

OCR đặc biệt hữu ích với các tài liệu mà việc chỉ lưu hình ảnh không đáp ứng được nhu cầu. Chẳng hạn, một doanh nghiệp có thể cần tìm tên khách hàng, mã hợp đồng hoặc một cụm từ trong hàng nghìn trang tài liệu.

Điểm cần cân nhắc là nhu cầu quản lý. Nếu doanh nghiệp cần kho hồ sơ tập trung, workflow phê duyệt, phân quyền nhiều cấp hoặc quản lý vòng đời tài liệu, một phần mềm OCR đơn lẻ có thể chưa đủ.

Microsoft SharePoint

SharePoint phù hợp với doanh nghiệp đã sử dụng hệ sinh thái Microsoft 365 và muốn quản lý tài liệu trong môi trường tập trung.

Microsoft mô tả SharePoint Server có thể quản lý vòng đời tài liệu, từ tạo, xem xét, xuất bản đến lưu giữ hoặc loại bỏ.

Ở lớp xử lý tài liệu, Microsoft hiện cung cấp các dịch vụ xử lý nội dung cho Microsoft 365 với OCR, phân loại tài liệu, trích xuất thông tin và nhiều mô hình xử lý tài liệu khác. OCR có thể lập chỉ mục văn bản được trích xuất để hỗ trợ tìm kiếm.

SharePoint vì vậy phù hợp hơn với bài toán quản lý và khai thác tài liệu sau số hóa, thay vì chỉ xem nó như một công cụ scan.

Microsoft Syntex và dịch vụ xử lý tài liệu Microsoft 365

Microsoft Syntex trước đây được sử dụng để mô tả nhóm tính năng xử lý và hiểu nội dung trong SharePoint. Microsoft hiện gọi nhóm dịch vụ này là document processing services trong Microsoft 365, với các khả năng như OCR, phân loại, trích xuất thông tin và xử lý tài liệu theo mô hình.

Một điểm đáng chú ý là khả năng sử dụng AI để nhận diện loại tài liệu và trích xuất trường dữ liệu. Microsoft cho biết các mô hình có thể xử lý tài liệu có cấu trúc, bán cấu trúc và phi cấu trúc.

Điều này phù hợp với doanh nghiệp muốn tiến từ “scan tài liệu” sang “đọc và lấy dữ liệu từ tài liệu”.

Laserfiche

Laserfiche thuộc nhóm nền tảng quản lý nội dung và quy trình tài liệu dành cho tổ chức, thay vì chỉ là công cụ OCR.

Trong các danh sách tổng hợp về phần mềm số hóa tài liệu, Laserfiche thường xuất hiện ở nhóm giải pháp phục vụ doanh nghiệp có nhu cầu quản lý tài liệu, lập chỉ mục, tự động hóa và xử lý khối lượng lớn. Một bài tổng hợp gần đây của VNPT AI cũng đưa Laserfiche vào nhóm giải pháp số hóa tài liệu phổ biến.

Với mô hình này, người dùng cần đánh giá cả khả năng triển khai và quản trị chứ không chỉ kiểm tra xem phần mềm có “scan được hay không”.

DocuWare

DocuWare tập trung mạnh vào quản lý tài liệu và tự động hóa quy trình.

Một tính năng đáng chú ý là Intelligent Indexing. Theo tài liệu chính thức của DocuWare, hệ thống có thể phân loại tài liệu và tự động tìm các từ khóa chỉ mục liên quan; người dùng có thể xác nhận hoặc điều chỉnh kết quả để hệ thống cải thiện việc gán chỉ mục cho những loại tài liệu đã biết.

Cách tiếp cận này giải quyết một vấn đề phổ biến sau scan: doanh nghiệp có rất nhiều file nhưng vẫn phải nhập thông tin mô tả bằng tay.

DocuWare phù hợp hơn khi số hóa gắn với quy trình nghiệp vụ, chẳng hạn tiếp nhận chứng từ, phân loại, lập chỉ mục rồi chuyển tài liệu đến bước xử lý tiếp theo.

VNPT SmartReader

VNPT SmartReader là giải pháp của VNPT AI tập trung vào OCR và trích xuất thông tin từ tài liệu.

Theo VNPT AI, SmartReader được thiết kế để nhận dạng và bóc tách thông tin từ nhiều loại tài liệu như văn bản, chứng từ và hợp đồng; giải pháp có thể được tích hợp thông qua API hoặc SDK.

Điểm đáng chú ý của nhóm giải pháp này là thay vì chỉ tạo ra file PDF, hệ thống hướng tới việc lấy các trường thông tin từ tài liệu để tiếp tục sử dụng trong phần mềm hoặc quy trình nghiệp vụ.

Với doanh nghiệp Việt Nam, khả năng xử lý tiếng Việt và loại tài liệu thực tế trong nước là yếu tố cần đưa vào quá trình đánh giá.

VNPT eDIG

VNPT eDIG là một giải pháp số hóa tài liệu được giới thiệu cho các tổ chức và doanh nghiệp, với các thành phần như OCR, quản lý hồ sơ, phân loại và trích xuất thông tin.

Tài liệu giới thiệu sản phẩm cho biết hệ thống hỗ trợ xây dựng kho dữ liệu số, quản lý hồ sơ, OCR và một số phương thức nhận dạng khác.

Với những đơn vị có lượng hồ sơ lớn, cách tiếp cận dạng nền tảng có thể phù hợp hơn một ứng dụng scan độc lập vì bài toán cần giải quyết không chỉ là tạo file mà còn là quản lý kho dữ liệu sau số hóa.

Phần mềm số hóa tài liệu khác nhau ở điểm nào?

Nhìn vào danh sách trên, dễ nhận thấy không thể so sánh tất cả sản phẩm bằng một tiêu chí duy nhất.

Một ứng dụng scan có thể rất thuận tiện cho nhân viên cần số hóa nhanh một vài trang. Trong khi đó, nền tảng quản lý tài liệu lại có lợi thế ở metadata, quyền truy cập, tìm kiếm, phiên bản và workflow.

Có thể hình dung theo chuỗi:

Scan → OCR → trích xuất dữ liệu → phân loại → lập chỉ mục → lưu trữ → workflow → khai thác dữ liệu.

Càng đi về bên phải, phần mềm càng tham gia sâu vào quy trình quản lý thông tin.

Đây cũng là lý do doanh nghiệp không nên chỉ tìm kiếm “phần mềm scan tốt nhất”. Câu hỏi quan trọng hơn là hệ thống đang cần giải quyết đoạn nào trong chuỗi trên.

Tiêu chí chọn phần mềm số hóa tài liệu cho doanh nghiệp

Xác định loại tài liệu cần xử lý

Hãy thống kê trước tài liệu cần số hóa là hợp đồng, hóa đơn, chứng từ, hồ sơ nhân sự, biểu mẫu hay tài liệu hành chính.

Các loại tài liệu khác nhau có cấu trúc khác nhau. Một công cụ OCR tốt với văn bản thuần túy chưa chắc xử lý tốt bảng biểu hoặc biểu mẫu nhiều trường.

Microsoft hiện phân chia các mô hình xử lý tài liệu theo tài liệu có cấu trúc, bán cấu trúc và phi cấu trúc, cho thấy loại tài liệu là một yếu tố quan trọng trong thiết kế giải pháp.

Kiểm tra khả năng OCR

Nếu tài liệu sau khi scan cần tìm kiếm nội dung, OCR gần như là tính năng cần xem xét đầu tiên.

Nên kiểm thử trực tiếp với tài liệu thật, đặc biệt nếu có: Tiếng Việt có dấu, Bảng biểu, Chữ nhỏ, Tài liệu bị mờ, Tài liệu nhiều cột, Hình ảnh xen kẽ văn bản, Chữ viết tay.

Không nên chỉ dựa vào con số độ chính xác do nhà cung cấp công bố. Một bài test bằng chính dữ liệu của doanh nghiệp có giá trị hơn khi quyết định.

Khả năng trích xuất dữ liệu

OCR giúp nhận dạng chữ, nhưng doanh nghiệp có thể cần nhiều hơn thế.

Ví dụ, từ một hóa đơn, hệ thống có thể cần xác định: Số hóa đơn. Ngày lập. Tên đơn vị. Mã số thuế. Tổng tiền. Danh sách hàng hóa.

Đây là bài toán document understanding hoặc intelligent document processing, khác với việc chỉ chuyển ảnh thành văn bản.

Microsoft cũng phân biệt OCR với các mô hình xử lý tài liệu có khả năng trích xuất trường thông tin cụ thể từ hợp đồng, hóa đơn, biên lai và các loại tài liệu khác.

Metadata và tìm kiếm

Một kho tài liệu lớn không nên phụ thuộc hoàn toàn vào việc người dùng nhớ tài liệu nằm trong thư mục nào.

Phần mềm nên cho phép tổ chức metadata và tìm kiếm theo những trường phù hợp với nghiệp vụ.

Ví dụ, thay vì chỉ tìm theo tên file, người dùng có thể lọc theo năm, loại hồ sơ, khách hàng hoặc phòng ban.

Phân quyền và bảo mật

Tài liệu doanh nghiệp có thể chứa hợp đồng, thông tin khách hàng, dữ liệu nhân sự hoặc thông tin tài chính. Do đó, hệ thống cần có cơ chế kiểm soát người được phép xem, sửa hoặc tải tài liệu.

Nếu phần mềm chỉ tập trung vào scan mà không có khả năng quản lý quyền truy cập, doanh nghiệp cần tính thêm một lớp quản lý khác.

Khả năng tích hợp

Nếu dữ liệu số hóa phải chuyển sang phần mềm kế toán, CRM, ERP hoặc hệ thống nghiệp vụ khác, API và khả năng tích hợp trở thành tiêu chí quan trọng.

Một phần mềm có thể OCR rất tốt nhưng nếu dữ liệu sau xử lý không thể đưa sang hệ thống đang sử dụng thì doanh nghiệp vẫn phải nhập lại thủ công.

Mô hình triển khai và chi phí

Không nên chỉ nhìn vào giá mua phần mềm.

Chi phí thực tế có thể bao gồm: bản quyền hoặc phí thuê bao, chi phí ocr hoặc xử lý theo số lượng tài liệu, thiết bị scan, lưu trữ, tích hợp, đào tạo, vận hành và bảo trì.

Microsoft hiện áp dụng mô hình pay-as-you-go cho một số dịch vụ xử lý tài liệu và OCR, với chi phí phụ thuộc loại và số lượng giao dịch.

Do đó, doanh nghiệp nên tính tổng chi phí sở hữu thay vì chỉ so sánh giá bản quyền.

Chọn phần mềm theo nhu cầu thay vì theo tên thương hiệu

Một cách lựa chọn thực tế có thể là:

Bảng này chỉ dùng để định hướng nhu cầu, không phải bảng xếp hạng. Khi lựa chọn thực tế, doanh nghiệp nên thử nghiệm bằng chính bộ tài liệu của mình.

Khi nào không nên dùng một phần mềm số hóa đơn lẻ?

Nếu doanh nghiệp chỉ có vài tài liệu mỗi tuần, một ứng dụng scan có thể là đủ. Việc triển khai một hệ thống DMS lớn trong trường hợp này có thể tạo thêm chi phí và công việc quản trị không cần thiết.

Ngược lại, nếu doanh nghiệp có hàng nghìn hồ sơ mỗi tháng, nhiều nhân viên cùng xử lý và tài liệu liên quan đến nhiều quy trình, việc dùng các thư mục file rời rạc có thể nhanh chóng trở thành điểm nghẽn.

Lúc này, vấn đề không còn là “scan tài liệu” mà là quản lý vòng đời của thông tin.

Đây cũng là lúc cần nghiên cứu kỹ công nghệ số hóa và cách công nghệ được kết hợp với OCR, AI, cơ sở dữ liệu và hệ thống quản lý tài liệu.

Phần mềm chỉ là một phần của bài toán số hóa

Một sai lầm phổ biến là cho rằng mua phần mềm đồng nghĩa với hoàn thành số hóa.

Trên thực tế, một dự án số hóa cần ít nhất ba thành phần:

Dữ liệu: tài liệu được chuẩn hóa và kiểm tra.

Công nghệ: phần mềm, OCR, hệ thống lưu trữ và các công cụ tích hợp.

Quy trình: cách tài liệu được tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, khai thác và bảo quản.

Nếu thiếu một trong ba, hiệu quả của dự án có thể giảm đáng kể.

Doanh nghiệp cũng nên xây dựng quy trình trước khi triển khai quy mô lớn. Với hồ sơ giấy, việc phân loại, chuẩn bị, quét, kiểm tra và lưu trữ cần được quy định rõ. Nội dung chi tiết hơn có thể tham khảo hướng dẫn số hóa hồ sơ để tránh tình trạng tạo ra một kho file lớn nhưng khó tìm kiếm.

Số hóa tài liệu tạo nền tảng cho hoạt động kinh doanh số

Khi tài liệu được chuyển thành dữ liệu có cấu trúc, doanh nghiệp có thể sử dụng dữ liệu đó cho nhiều mục tiêu hơn việc lưu trữ.

Thông tin từ hợp đồng có thể kết nối với CRM. Dữ liệu hóa đơn có thể chuyển vào hệ thống kế toán. Hồ sơ khách hàng có thể được liên kết với lịch sử giao dịch. Tài liệu nội bộ có thể được đưa vào hệ thống tìm kiếm tập trung.

Đây là bước chuyển từ “lưu tài liệu” sang “khai thác dữ liệu”. Trong dài hạn, dữ liệu được chuẩn hóa cũng có thể hỗ trợ những mô hình kinh doanh công nghệ số và các quy trình vận hành dựa trên dữ liệu.

Cách kiểm thử phần mềm trước khi triển khai

Đừng ký hợp đồng chỉ sau một buổi demo với bộ tài liệu mẫu của nhà cung cấp.

Một quy trình thử nghiệm thực tế nên sử dụng một tập tài liệu đại diện, chẳng hạn 100-500 hồ sơ tùy quy mô. Bộ test nên bao gồm cả tài liệu rõ, tài liệu cũ, bảng biểu và những trường hợp khó xử lý.

Có thể đo:

• Tỷ lệ nhận dạng chính xác.
• Tỷ lệ tài liệu được phân loại đúng.
• Tỷ lệ trích xuất đúng trường dữ liệu.
• Thời gian xử lý một hồ sơ.
• Thời gian tìm kiếm.
• Số bước nhập liệu thủ công còn lại.
• Khả năng tích hợp với phần mềm hiện tại.
• Khả năng phân quyền và truy vết.

Sau thử nghiệm, doanh nghiệp mới có cơ sở để tính hiệu quả đầu tư thay vì lựa chọn dựa trên danh sách tính năng.

Kết luận

Phần mềm số hóa tài liệu ngày càng phát triển từ scan, OCR đến quản lý, tìm kiếm, phân quyền và tự động hóa quy trình. Tùy nhu cầu, doanh nghiệp có thể chọn công cụ scan/OCR hoặc nền tảng quản lý tài liệu chuyên sâu. Quan trọng nhất là xác định cách sử dụng dữ liệu sau số hóa để lựa chọn giải pháp phù hợp và tạo giá trị lâu dài.

Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp số hóa và quản lý tài liệu toàn diện, hãy trải nghiệm Bado để tối ưu quy trình, quản lý dữ liệu tập trung và khai thác tài liệu hiệu quả hơn.

Trải nghiệm 7 ngày sử dụng cùng Bado hoàn toàn miễn phí - miễn phí đào tạo và cài đặt, hỗ trợ kỹ thuật 24/7 qua Zalo và Hotline.

Câu hỏi thường gặp

Phần mềm số hóa tài liệu có phải phần mềm scan không?

Không hoàn toàn. Phần mềm scan tập trung vào việc thu nhận tài liệu và tạo file điện tử, trong khi phần mềm số hóa có thể bao gồm OCR, phân loại, trích xuất dữ liệu, metadata, tìm kiếm và quản lý tài liệu.

OCR có cần thiết khi số hóa tài liệu không?

OCR cần thiết khi doanh nghiệp muốn tìm kiếm hoặc lấy nội dung từ tài liệu scan. Nếu chỉ cần lưu bản sao để xem lại, không phải tài liệu nào cũng bắt buộc phải OCR.

Doanh nghiệp nhỏ nên chọn phần mềm số hóa nào?

Nên bắt đầu từ loại tài liệu và khối lượng cần xử lý. Với nhu cầu nhỏ, ứng dụng scan/OCR có thể đủ. Nếu tài liệu tăng nhanh hoặc nhiều người cùng sử dụng, nên cân nhắc hệ thống quản lý tài liệu có tìm kiếm và phân quyền.

Có thể dùng AI để số hóa tài liệu không?

Có. AI hiện được sử dụng trong phân loại tài liệu, nhận dạng nội dung và trích xuất trường dữ liệu. Microsoft và VNPT AI đều cung cấp các giải pháp xử lý tài liệu có ứng dụng AI/OCR.

Nên thử phần mềm trước khi mua không?

Nên. Một bộ tài liệu thực tế của doanh nghiệp sẽ cho kết quả đánh giá đáng tin cậy hơn việc chỉ xem demo. Nên kiểm tra cả OCR, trích xuất dữ liệu, tìm kiếm, phân quyền, tích hợp và tổng chi phí vận hành.