5 Việc Cần Làm Để Quản Lý Quán Ăn Nhiều Chi Nhánh Hiệu Quả

Mở thêm chi nhánh mang đến lợi ích cho quán ăn tăng khả năng tiếp cận khách hàng, nhưng cũng kéo theo hạn chế trong quy trình đồng bộ menu món ăn, nhân sự, nguyên liệu và doanh thu. Bài viết dưới đây chia sẻ cách quản lý quán ăn nhiều chi nhánh theo hướng tập trung dữ liệu, chuẩn hóa vận hành và hỗ trợ chủ quán kiểm soát hoạt động hiệu quả hơn với Bado FnB. Cùng theo dõi nhé!

Dấu hiệu chuỗi quán ăn đang quản lý chưa hiệu quả

Đừng chỉ nhìn vào doanh thu mỗi ngày hoặc số lượng khách đông mà cho rằng quán ăn đang vận hành tốt. Một số dấu hiệu dưới đây cho thấy chủ quán ăn nên xem lại cách quản lý các chi nhánh của mình: 

• Mỗi ngày phải mất nhiều thời gian chờ báo cáo. Nếu cuối ngày các chi nhánh gửi báo cáo bằng hình ảnh, tin nhắn hoặc Excel rồi một người khác tiếp tục tổng hợp, chuỗi đang tiêu tốn nhiều thời gian cho việc xử lý dữ liệu. 
• Không biết chi nhánh nào đang có vấn đề cho đến khi doanh thu giảm mạnh. Quản lý tốt không chỉ là biết kết quả cuối tháng. Chủ quán cần nhận diện sớm những biến động để có thời gian điều chỉnh. 
• Menu và hoạt động vận hành thiếu tính thống nhất. Một thương hiệu có nhiều chi nhánh nhưng mỗi nơi phục vụ theo một cách khác nhau sẽ khó mở rộng quy mô bền vững. 
• Chủ quán càng mở rộng càng bận hơn. Mục tiêu của việc xây dựng hệ thống là để chủ quán có thể kiểm soát quy mô lớn hơn mà không phải tăng thời gian quản lý theo tỷ lệ tương ứng. Nếu mở thêm một chi nhánh đồng nghĩa với việc có thêm hàng chục cuộc gọi mỗi ngày, mô hình vận hành cần được thay đổi. 

5 việc chủ quán cần chuẩn hóa để quản lý quán ăn nhiều chi nhánh

Thay vì chia bài toán thành từng vấn đề riêng lẻ như lịch làm việc, doanh thu hay kho, chủ quán có thể bắt đầu từ 5 việc dưới đây.  

Chuẩn hóa menu và quy trình bán hàng giữa các chi nhánh

Thương hiệu có nhiều chi nhánh nhưng cùng một món ăn lại có giá bán, cách ghi nhận đơn hoặc cách phục vụ khác nhau sẽ rất khó kiểm soát. Menu cần được quản lý tập trung để đảm bảo thông tin về món ăn, giá bán và chương trình áp dụng tại từng địa điểm rõ ràng. 

Quá trình order và thanh toán cũng cần được đưa vào cùng một quy trình chuẩn chỉnh để dữ liệu bán hàng phát sinh ở từng chi nhánh có thể được ghi nhận đồng nhất hơn. 

>> Xem thêm: Máy POS Tính Tiền Quán Cafe: Giải Pháp Tối Ưu Order Và Quản Lý

Quản lý doanh thu theo từng chi nhánh nhưng vẫn xem được tổng thể

Doanh thu tổng của chuỗi là con số quan trọng, nhưng chỉ nhìn tổng doanh thu sẽ khó biết chi nhánh nào đang hoạt động tốt. Chi nhánh A có thể tăng trưởng mạnh trong khi chi nhánh B đang giảm doanh thu. Nếu chỉ xem báo cáo chung, những thay đổi này dễ bị che lấp. Do đó, quản lý doanh thu nhiều chi nhánh nên cho phép chủ quán xem theo từng cửa hàng, từng khoảng thời gian và khi cần có thể đối chiếu giữa các chi nhánh. 

Quản lý nguyên liệu theo thực tế vận hành

Kinh doanh thêm chi nhánh đồng nghĩa với việc bài toán nguyên liệu trở nên phức tạp hơn. Nguyên liệu nhập vào bao nhiêu? Được sử dụng ở chi nhánh nào? Tồn kho thực tế có khớp với số liệu hay không? Địa điểm nào thường xuyên thiếu hàng? Chi nhánh nào đang tồn nguyên liệu quá lâu? Nếu mỗi cửa hàng tự theo dõi bằng một cách khác nhau, việc tổng hợp rất dễ phát sinh sai lệch. 

Vì vậy, quản lý nguyên liệu quán ăn nên được liên kết với hoạt động bán hàng và vận hành thực tế. Khi món ăn được bán ra, dữ liệu nguyên liệu cần được cập nhật theo quy trình đã thiết lập để người quản lý có cơ sở theo dõi tình hình tồn kho. 

Phân quyền rõ ràng thay vì chủ quán tự kiểm tra mọi thứ

Chuỗi quán ăn không thể phát triển bền vững nếu mọi quyết định nhỏ đều phải chờ chủ quán. Người quản lý chi nhánh cần có phạm vi trách nhiệm rõ ràng. Nhân viên thu ngân, phục vụ, bếp và quản lý cũng cần được tiếp cận đúng dữ liệu cần thiết. Phân quyền không có nghĩa là chủ quán mất quyền kiểm soát. Ngược lại, khi vai trò được xác định rõ và dữ liệu được ghi nhận trên hệ thống, việc quản lý quán ăn từ xa có thể chủ động hơn. 

Chủ quán không cần liên tục hỏi: “Hôm nay chi nhánh hoạt động thế nào?” mà có thể xem dữ liệu trước, sau đó tập trung xử lý những vấn đề thực sự cần quyết định. 

Theo dõi từ xa bằng báo cáo

Với mô hình chuỗi cửa hàng quán ăn, rất khó để người chủ có thể đến từng chi nhánh để kiểm tra tình hình hoạt động, bởi đôi khi mỗi chi nhánh ở cách xa nhau và việc di chuyển sẽ mất rất nhiều thời gian và chi phí. Việc theo dõi từ xa bằng báo cáo trên các phần mềm quản lý cửa hàng sẽ hỗ trợ rất nhiều cho việc nắm bắt tình hình kinh doanh mà không cần tốn quá nhiều thời gian và công sức. Các báo cáo từ hệ thống phần mềm cũng được phân tích chi tiết để người kinh doanh có cái nhìn tổng quan hơn, từ đó có kế hoạch tốt hơn cho quán ăn của mình.    

Bado FnB - Phần mềm quản lý quán ăn nhiều chi nhánh

Đối với mô hình quán ăn có nhiều chi nhánh, chủ quán cần một phần mềm quản lý quán ăn nhiều chi nhánh có khả năng kết nối các hoạt động quan trọng thay vì sử dụng quá nhiều công cụ rời rạc. Bado FnB là giải pháp thuộc hệ sinh thái Bado, hướng đến các mô hình nhà hàng, quán ăn, quán cà phê và hoạt động kinh doanh F&B.  

• Quản lý hoạt động bán hàng và order. Hệ thống hỗ trợ các hoạt động order và bán hàng, giúp quy trình phục vụ tại từng chi nhánh được quản lý tập trung, làm nền tảng để hình thành các báo cáo phục vụ công tác điều hành. 
• Quản lý bàn và khu vực phục vụ. Với quán ăn có nhiều khu vực, việc quản lý bàn cần được thực hiện rõ ràng để nhân viên dễ nhận biết trạng thái phục vụ. 
• Kết nối quản lý kho và nguyên liệu. Nguyên liệu là một trong những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng vận hành của quán ăn. Khi dữ liệu kho được quản lý cùng với hoạt động kinh doanh, chủ quán có thể thuận tiện hơn trong việc theo dõi xuất - nhập - tồn và nhu cầu nguyên liệu tại từng thời điểm.  
• Báo cáo hỗ trợ quản lý từ xa. Thay vì chỉ tập trung vào một con số doanh thu, mô hình quản lý nhiều chi nhánh cần có dữ liệu để so sánh và đánh giá hoạt động. Đây là cơ sở để người quản lý xác định chi nhánh nào đang vận hành ổn định, địa điểm nào cần hỗ trợ và đâu là vấn đề cần ưu tiên xử lý.  

Gợi ý quy trình quản lý chuỗi quán ăn bài bản

Nếu đang vận hành nhiều chi nhánh, bạn có thể tham khảo quy trình sau:  

Bước 1: Chuẩn hóa dữ liệu

Thống nhất danh mục món ăn, nguyên liệu, giá bán và các thông tin cơ bản cho toàn bộ chi nhánh cửa hàng.

Bước 2: Chuẩn hóa quy trình làm việc

Từ order, chế biến, phục vụ đến thanh toán cần có quy trình rõ ràng và chi tiết. 

Bước 3: Phân quyền theo vai trò

Xác định ai phụ trách vận hành chi nhánh, ai quản lý kho và ai có quyền truy cập các loại báo cáo. 

Bước 4: Đưa dữ liệu về một hệ thống

Thay vì để từng chi nhánh tự quản lý bằng file riêng, dữ liệu cần được tập trung để thuận tiện theo dõi. 

Bước 5: Xây dựng lịch kiểm tra định kỳ

Theo dõi hoạt động theo ngày, tuần và tháng để phát hiện sớm những hạn chế trong quy trình hoặc vấn đề nội bộ. 

Kết luận 

Cách quản lý quán ăn nhiều chi nhánh hiệu quả không phải là chủ quán cố gắng có mặt ở nhiều nơi hơn. Menu cần được chuẩn hóa. Dữ liệu doanh thu cần được tập trung. Hoạt động nguyên liệu cần được theo dõi rõ ràng. Nhân sự cần có trách nhiệm và quyền hạn phù hợp. Quan trọng hơn, chủ quán cần có một góc nhìn tổng thể thay vì phải chờ từng chi nhánh báo cáo. Bado FnB mang đến giải pháp quản lý tập trung các hoạt động bán hàng, order, quản lý bàn, nguyên liệu và báo cáo hỗ trợ vận hành mô hình F&B. Đây là hướng tiếp cận phù hợp cho các quán ăn muốn xây dựng quy trình quản lý bài bản khi bắt đầu mở rộng quy mô.  

Trải nghiệm miễn phí Bado tại đây hoặc liên hệ hotline 0911 617 878 để được tư vấn trực tiếp.

Câu Hỏi Thường Gặp

Làm sao để quản lý doanh thu của nhiều chi nhánh?

Nên theo dõi doanh thu theo từng chi nhánh và có báo cáo tổng hợp toàn hệ thống. Cách này giúp chủ quán vừa nhìn được kết quả chung vừa phát hiện sự khác biệt giữa từng địa điểm.           

Quản lý quán ăn từ xa cần theo dõi những gì?

Các dữ liệu quan trọng thường gồm doanh thu, đơn hàng, món ăn, nguyên liệu, tình trạng vận hành và hiệu suất của từng chi nhánh.       

Bado FnB phù hợp với mô hình nào?

Bado FnB là giải pháp hỗ trợ quản lý hoạt động F&B, phù hợp với các mô hình như quán ăn, nhà hàng và các cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống cần quản lý bán hàng và vận hành tập trung.