Ưu điểm và hạn chế khi quản lý shop thời trang từ xa bằng điện thoại

Việc túc trực 24/24 tại cửa hàng khi kinh doanh trở nên khó duy trì khi shop thời trang có thêm nhân viên, phát sinh nhiều đơn online hoặc mở rộng sang các chi nhánh mới. Trong bối cảnh đó, quản lý shop thời trang từ xa bằng điện thoại giúp chủ shop theo dõi doanh thu, đơn hàng, tồn kho và hoạt động bán hàng ngay trên smartphone. Để phương pháp này phát huy hiệu quả, dữ liệu cần được cập nhật chính xác và đồng bộ giữa các kênh bán hàng, từ đó hỗ trợ chủ shop nắm bắt đúng tình hình kinh doanh. 

Vậy ưu điểm và hạn chế khi quản lý shop thời trang từ xa bằng điện thoại là gì? Bài viết hôm nay của Bado sẽ cho bạn câu trả lời phù hợp, cùng xem nhé!

Kinh doanh shop thời trang có lời không?

Kinh doanh shop thời trang có lời không là câu hỏi được nhiều người quan tâm trước khi bắt đầu mở cửa hàng. Câu trả lời là có, nhưng lợi nhuận không tự động đến chỉ vì sản phẩm thời trang có mức chênh lệch giá bán khá cao. Hiệu quả kinh doanh phụ thuộc vào nhiều yếu tố như vốn nhập hàng, chi phí mặt bằng, khả năng bán ra, tỷ lệ hàng tồn, mức độ cạnh tranh và cách chủ shop kiểm soát dòng tiền. 

Theo thực tế vận hành, một shop có thể đạt doanh thu tốt nhưng lợi nhuận cuối cùng vẫn thấp nếu nhập hàng quá nhiều, bán chậm hoặc phải giảm giá để xử lý hàng tồn. Ngược lại, cửa hàng có quy mô vừa phải, chọn đúng phân khúc khách hàng, nhập hàng theo nhu cầu và kiểm soát chi phí chặt chẽ vẫn có thể tạo ra lợi nhuận ổn định. 

Lợi nhuận shop thời trang đến từ đâu?

Lợi nhuận cơ bản của shop được tính bằng doanh thu trừ giá vốn và các chi phí vận hành. Giá bán cao hơn giá nhập chưa phải là khoản lời thực tế, bởi chủ shop còn phải chi trả nhiều khoản khác trong quá trình kinh doanh. Các chi phí phải chi thường gặp gồm:  

• Tiền nhập quần áo, giày dép, túi xách và phụ kiện,...
• Tiền thuê mặt bằng, điện nước và trang trí cửa hàng
• Lương, thưởng và chi phí đào tạo nhân viên
• Chi phí quảng cáo, chụp ảnh, livestream và sản xuất nội dung
• Phí vận chuyển, đóng gói, đổi trả và chăm sóc khách hàng
• Phí sàn thương mại điện tử hoặc chi phí thanh toán online
• Khoản giảm giá, hàng lỗi, hàng mất giá và hàng tồn lâu ngày

khi đánh giá việc lời - lỗ, chủ shop nên tính lợi nhuận trên từng nhóm sản phẩm và từng kênh bán hàng, thay vì chỉ nhìn vào tổng doanh thu. 

Mô hình kinh doanh quyết định mức vốn và chi phí

Mỗi mô hình shop thời trang có cách tạo doanh thu và cơ cấu chi phí khác nhau. Shop offline cần đầu tư nhiều hơn cho mặt bằng, thiết kế, nội thất, biển hiệu và nhân sự. Đổi lại, khách hàng có thể xem, thử và nhận sản phẩm trực tiếp. Nếu chọn được vị trí phù hợp, cửa hàng có thể xây dựng lượng khách quen và tạo trải nghiệm mua sắm tốt hơn.  

Ngược lại, bán hàng online thường tiết kiệm được chi phí mặt bằng nhưng phải đầu tư cho hình ảnh, nội dung, quảng cáo, livestream, đóng gói và vận chuyển. Mức độ cạnh tranh trên các nền tảng cũng cao, khiến chủ shop phải liên tục cập nhật sản phẩm và tối ưu cách tiếp cận khách hàng. 

Mô hình kết hợp bán hàng online và offline có thể mở rộng cơ hội bán hàng nhưng yêu cầu quản lý chặt chẽ hơn. Một sản phẩm có thể được bán tại cửa hàng, trên mạng xã hội, website và sàn thương mại điện tử cùng lúc. Nếu dữ liệu không được cập nhật đồng bộ, shop dễ bán vượt tồn kho hoặc không xác định được kênh nào đang thực sự mang lại lợi nhuận. 

2 hình thức kinh doanh shop thời trang

Hiện nay, shop thời trang thường đi theo hai hướng chính: Offline tại cửa hàng và online trên nền tảng số. Nhiều chủ shop sau khi vận hành ổn định còn kết hợp cả hai để mở rộng phạm vi tiếp cận khách hàng.  

Kinh doanh thời trang offline (mở cửa hàng)

Với mô hình offline, khách hàng có thể đến trực tiếp cửa hàng để xem sản phẩm, thử đồ và thanh toán. Ưu điểm lớn nhất của mở cửa hàng thời trang là khách được trải nghiệm sản phẩm thực tế. Với quần áo, giày dép hay phụ kiện, việc thử size, kiểm tra chất liệu và xem màu trực tiếp có thể giúp khách dễ đưa ra quyết định hơn. Nhân viên cửa hàng cũng có nhiều cơ hội tư vấn trực tiếp và tạo trải nghiệm mua sắm cho khách hàng. Nếu vị trí cửa hàng được đặt ở khu vực thuận lợi và đông đúc, lượng khách tự nhiên có thể trở thành nguồn doanh thu tương đối ổn định. 

Tuy nhiên, mô hình này đi kèm nhiều chi phí cố định như mặt bằng, điện nước, nhân viên và trang thiết bị. Chủ shop cũng bị giới hạn về thời gian và địa điểm phục vụ khách. Một vấn đề khác là chủ cửa hàng cần có mặt trực tiếp ở cửa hàng để thuận tiện cho việc quản lý. Khi nhân viên thao tác bán hàng, chủ shop cần một phương thức khác để biết hôm nay bán được bao nhiêu, mặt hàng nào đang chạy và tồn kho thực tế còn bao nhiêu. 

Kinh doanh thời trang online (bán trên các nền tảng online)

Kinh doanh thời trang online giúp shop tiếp cận khách hàng thông qua Facebook, TikTok, Zalo, website hoặc sàn thương mại điện tử. Hình thức này không bị giới hạn bởi vị trí địa lý, một shop nhỏ vẫn có thể bán hàng cho khách ở nhiều tỉnh thành. Shop có thể bắt đầu với quy mô nhỏ, sau đó mở rộng thông qua nội dung, quảng cáo, livestream và các kênh bán hàng khác. Tuy nhiên, online lại tạo ra áp lực về số lượng đơn và tốc độ xử lý. Một phiên livestream có thể phát sinh nhiều bình luận và đơn hàng trong thời gian ngắn. Nếu tồn kho không được cập nhật kịp thời, shop dễ nhận đơn sản phẩm đã hết size hoặc hết màu. 

Việc bán hàng đa kênh ngành thời trang cũng khiến bài toán quản lý phức tạp hơn. Một sản phẩm có thể đồng thời được bán tại nhiều kênh. Nếu mỗi kênh được quản lý riêng, việc đối chiếu đơn hàng và tồn kho sẽ mất nhiều thời gian. Ngoài ra các quy định liên quan đến kê khai thuế khi kinh doanh online cũng đang được quản lý chặt chẽ hơn, nếu không có kiến thức về điều này sẽ dễ dẫn đến sai sót.

Bán hàng online kết hợp offline

Nhiều shop hiện không lựa chọn một trong hai hình thức mà kết hợp cả cửa hàng vật lý với các kênh online. Mô hình này sẽ mở rộng cơ hội bán hàng cho người kinh doanh nhưng cũng mang lại một số khó khăn nhất định như: Không quản lý đơn hàng đồng bộ, khó quản lý tồn kho, chương trình khuyến mãi, đơn hàng tăng khó kiểm soát,...

Nếu chủ shop không có mặt tại cửa hàng, việc nắm bắt tình hình càng khó hơn. Do đó, khi quy mô bán hàng tăng, sử dụng phần mềm quản lý shop thời trang có thể giúp kết nối các hoạt động bán hàng, tồn kho và doanh thu thay vì kiểm tra từng kênh riêng biệt. 

Ưu điểm và hạn chế khi quản lý shop thời trang từ xa bằng điện thoại

Quản lý từ xa không có nghĩa là chủ shop có thể bỏ mặc cửa hàng. Bản chất của phương pháp này là đưa dữ liệu vận hành lên hệ thống để người quản lý có thể theo dõi và đưa ra quyết định dù đang ở ngoài cửa hàng. Cùng phân tích ưu điểm - hạn chế khi quản lý shop thời trang từ xa bằng điện thoại nhé.

Ưu điểm

Nắm rõ doanh thu mà không cần có mặt tại shop 

Ngày trước, muốn biết tình hình kinh doanh trong ngày, chủ shop có thể phải gọi điện cho nhân viên hoặc chờ đến cuối ngày tổng hợp sổ sách. Với hệ thống quản lý trên điện thoại, các chỉ số bán hàng có thể được cập nhật theo giao dịch. Chủ shop dễ dàng kiểm tra doanh thu trong ngày, số đơn đã bán hoặc tình hình kinh doanh của từng điểm bán. 

Theo dõi tồn kho ngay cả khi đang ở ngoài cửa hàng  

Chủ shop không chỉ cần biết “áo này còn hàng” mà còn cần biết còn size nào, màu nào và đang nằm ở cửa hàng nào. Nếu hệ thống quản lý được tồn kho theo từng biến thể, chủ shop có thể kiểm tra nhanh trước khi nhập thêm hàng hoặc xác nhận đơn online. 

Đây cũng là một trong những lý do phần mềm chuyên cho ngành thời trang cần xử lý tốt dữ liệu size, màu và SKU để dễ nắm bắt tình trạng kho hàng.

Theo dõi hoạt động của nhiều cửa hàng   

Khi mở thêm chi nhánh, cách quản lý thủ công sẽ nhanh chóng trở nên khó kiểm soát. Chủ shop không thể cùng lúc đứng tại cửa hàng A, kiểm tra kho ở cửa hàng B và theo dõi doanh thu cửa hàng C. Việc quản lý từ điện thoại giúp dữ liệu của các điểm bán được đưa về một nơi để theo dõi, chủ shop có thể so sánh doanh thu giữa các cửa hàng, xem tình hình tồn kho và phát hiện chi nhánh có kết quả kinh doanh bất thường để kiểm tra sớm. 

Dễ dàng kiểm soát nhân viên

Quản lý từ xa cũng giúp chủ shop giảm phụ thuộc vào báo cáo thủ công của nhân viên. Thông qua dữ liệu bán hàng, người quản lý có thể biết số đơn, doanh thu và hiệu quả làm việc của từng nhân viên nếu hệ thống có phân quyền và ghi nhận người thực hiện giao dịch. Với những shop có nhiều nhân viên bán hàng, đây là cơ sở để đánh giá hiệu suất minh bạch hơn. Chủ shop cũng có thể tham khảo thêm nội dung về quản lý doanh số nhân viên shop thời trang để xây dựng cách theo dõi phù hợp. 

Chủ động xử lý vấn đề nhanh hơn 

Khi dữ liệu được cập nhật liên tục trên điện thoại, người quản lý có thể phát hiện vấn đề sớm hơn và đưa ra quyết định như bổ sung hàng, điều chuyển sản phẩm giữa các chi nhánh, điều chỉnh giá hoặc triển khai chương trình bán hàng. 

Đây là điểm cộng lớn của việc quản lý shop thời trang từ xa bằng điện thoại: không phải lúc nào chủ shop cũng cần trực tiếp xử lý, nhưng vẫn có thể nắm được tình hình để quyết định đúng lúc. 

Hạn chế                                              

Cần làm quen với công nghệ  

Một số nhân viên hoặc chủ cửa hàng chưa quen với việc sử dụng phần mềm có thể mất thời gian làm quen trong giai đoạn đầu. Nếu hệ thống có quá nhiều thao tác hoặc giao diện khó sử dụng, nhân viên dễ bỏ qua việc cập nhật dữ liệu, làm ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng quản lý từ xa của chủ shop. Vì vậy, khi lựa chọn giải pháp, nên ưu tiên hệ thống có thao tác bán hàng đơn giản, phân quyền nhân viên rõ ràng và có hướng dẫn triển khai cho nhân viên. 

Bado - Phần mềm quản lý thời trang từ xa trên điện thoại

Bado được xem là một trong những công cụ có nhiều tính năng ưu việt, đáp ứng đủ và đúng nhu cầu trong ngành bán lẻ nói chung và ngành thời trang nói riêng. Giải pháp dành riêng cho ngành thời trang hỗ trợ quản lý sản phẩm theo size, màu, chất liệu, theo dõi tồn kho từng chi nhánh và đồng bộ hoạt động bán hàng đa kênh. Đặc biệt, hệ thống có thể giúp chủ shop theo dõi doanh thu, lợi nhuận và tồn kho trên điện thoại. Nhờ đó, ngay cả khi không trực tiếp có mặt tại cửa hàng, người quản lý vẫn có cơ sở để nắm tình hình và đưa ra quyết định từ xa vô cùng dễ dàng và nhanh chóng.

Nếu bạn đang kinh doanh từ mô hình bán tại cửa hàng mở rộng sang Facebook, TikTok, website hoặc sàn thương mại điện tử, việc tập trung dữ liệu càng trở nên quan trọng. Bado hỗ trợ đồng bộ sản phẩm và đơn hàng giữa cửa hàng, website, sàn thương mại điện tử và mạng xã hội, đồng thời hỗ trợ chốt đơn livestream, tổng hợp bình luận và tự động lên đơn hàng nhanh chóng giúp bạn tiết kiệm thời gian đáng kể.

Tham khảo giải pháp quản lý bán hàng thời trang Bado để xem cách hệ thống hỗ trợ quản lý kho, bán hàng đa kênh, khách hàng và báo cáo cho shop thời trang tốt đến thế nào. Đặc biệt hơn, với đội ngũ chăm sóc khách hàng tận tâm, người dùng sẽ không mất quá nhiều thời gian để làm quen với phần mềm trong thời gian đầu sử dụng.    

Trải nghiệm miễn phí Bado hoặc liên hệ hotline 0911 617 878 để được tư vấn trực tiếp.

Kết luận 

Quản lý shop thời trang từ xa bằng điện thoại mang lại lợi thế rõ rệt khi chủ cửa hàng không thể có mặt thường xuyên tại shop hoặc đang vận hành nhiều kênh bán hàng. Với shop thời trang đang mở rộng quy mô, việc kết hợp quy trình rõ ràng với phần mềm quản lý bán hàng trên điện thoại sẽ tạo nền tảng tốt hơn để kiểm soát doanh thu, tồn kho, nhân viên và khách hàng. Đây cũng là hướng phù hợp với những cửa hàng muốn phát triển từ một điểm bán thành mô hình bán hàng đa kênh hoặc nhiều chi nhánh.  

Câu Hỏi Thường Gặp

Quản lý shop thời trang từ xa bằng điện thoại có thực sự hiệu quả không?

Có, nếu dữ liệu bán hàng, tồn kho và doanh thu được cập nhật đồng bộ. Chủ shop có thể theo dõi hoạt động kinh doanh mà không cần thường xuyên có mặt tại cửa hàng.                      

Có thể quản lý tồn kho thời trang theo size và màu trên điện thoại không?

Có, với phần mềm hỗ trợ quản lý biến thể sản phẩm. Đây là tính năng quan trọng vì một mẫu thời trang có thể có nhiều size, màu và số lượng tồn khác nhau.              

Bado có hỗ trợ chủ shop quản lý từ xa không?

Có. Bado hỗ trợ theo dõi doanh thu, lợi nhuận và tồn kho trên điện thoại, đồng thời quản lý bán hàng, khách hàng, kho và các kênh bán hàng trên cùng hệ thống.