Chủ quán ăn tại Cần Thơ có thực sự biết mình đang lời hay lỗ?

Những năm gần đây, ngành dịch vụ ăn uống tại Cần Thơ phát triển khá sôi động. Từ quán ăn gia đình, quán cơm văn phòng, quán nhậu cho đến các quán cà phê và nhà hàng đều có sự cạnh tranh ngày càng lớn. Không khó để bắt gặp những quán ăn đông khách vào buổi trưa, kín bàn vào buổi tối hoặc liên tục nhận đơn giao hàng từ các nền tảng trực tuyến.

Tuy nhiên, có một thực tế đang diễn ra ở nhiều quán ăn hiện nay là doanh thu mỗi ngày vẫn tăng nhưng chủ quán lại không thực sự biết mình đang lời bao nhiêu, thậm chí có những trường hợp cuối tháng mới phát hiện lợi nhuận thấp hơn rất nhiều so với kỳ vọng.

Nguyên nhân không nằm ở việc thiếu khách hàng mà xuất phát từ cách quản lý tài chính và vận hành. Nhiều chủ quán vẫn đang theo dõi doanh thu bằng sổ tay, Excel hoặc dựa vào việc tổng hợp thủ công cuối ngày. Khi quy mô kinh doanh ngày càng lớn, phương pháp này bắt đầu bộc lộ nhiều hạn chế.

Đó cũng là lý do ngày càng nhiều chủ quán quan tâm đến việc quản lý doanh thu quán ăn tại Cần Thơ bằng công nghệ để kiểm soát hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn, giảm thất thoát và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế thay vì cảm tính.

Vì sao nhiều quán ăn đông khách nhưng vẫn không biết lợi nhuận thực tế?

Khi được hỏi về tình hình kinh doanh, đa số chủ quán thường trả lời bằng doanh thu.

Ví dụ:

• Hôm nay bán được 8 triệu đồng.

• Cuối tuần doanh thu khoảng 20 triệu đồng.

• Tháng này doanh thu tăng hơn tháng trước.

Đây đều là những chỉ số quan trọng, nhưng doanh thu không phải là lợi nhuận.

Nhiều chủ quán vô tình đánh đồng hai khái niệm này và cho rằng doanh thu tăng đồng nghĩa với việc kinh doanh hiệu quả hơn. Trên thực tế, lợi nhuận còn phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khác như chi phí nguyên liệu, nhân sự, điện nước, khuyến mãi, vận chuyển và các khoản phát sinh trong quá trình vận hành.

Một quán ăn có thể bán được nhiều hơn nhưng chi phí cũng tăng theo, khiến lợi nhuận thực tế không tăng tương ứng.

Đặc biệt, khi dữ liệu kinh doanh được quản lý thủ công, chủ quán rất khó có cái nhìn toàn diện về tình hình hoạt động.

Nhiều người gặp phải các vấn đề như:

• Không biết món nào đang mang lại lợi nhuận cao nhất.

• Không biết nhóm sản phẩm nào bán nhiều nhưng lời ít.

• Không xác định được chi phí phát sinh trong ngày.

• Không theo dõi được hiệu quả của các chương trình khuyến mãi.

• Không biết nhân viên làm việc có hiệu quả hay không.

Việc thiếu dữ liệu khiến các quyết định kinh doanh thường dựa vào kinh nghiệm hoặc cảm nhận cá nhân.

Trong ngắn hạn điều này có thể chưa tạo ra ảnh hưởng lớn, nhưng về lâu dài sẽ khiến quán khó tối ưu chi phí và khó mở rộng quy mô.

Một trong những dấu hiệu phổ biến cho thấy hệ thống quản lý đang gặp vấn đề là chủ quán phải chờ đến cuối tháng mới tổng hợp được kết quả kinh doanh.

Khi đó, nếu phát hiện doanh thu giảm hoặc lợi nhuận thấp thì đã quá muộn để điều chỉnh.

Trong môi trường cạnh tranh hiện nay, việc quản lý doanh thu quán ăn theo thời gian thực đang trở thành nhu cầu thiết yếu thay vì chỉ là một lựa chọn.

Những khoản thất thoát âm thầm đang làm lợi nhuận quán ăn giảm mỗi ngày

Nhiều chủ quán thường nghĩ rằng thất thoát chỉ đến từ nguyên liệu hoặc hàng hóa. Thực tế, lợi nhuận của quán ăn có thể bị bào mòn bởi rất nhiều yếu tố khác nhau mà chủ quán không dễ nhận ra.

Sai lệch trong quá trình thu tiền

Đây là một trong những nguyên nhân phổ biến nhất.

Khi lượng khách đông, nhân viên phải xử lý nhiều hóa đơn cùng lúc, việc nhầm lẫn hoặc bỏ sót giao dịch hoàn toàn có thể xảy ra.

Một số tình huống thường gặp:

• Thu tiền nhưng chưa tạo hóa đơn.

• Tính sai số lượng món.

• Trả nhầm tiền thừa.

• Quên cập nhật thanh toán chuyển khoản.

• Không đối soát tiền cuối ca.

Nếu những sai sót này xảy ra thường xuyên, số tiền thất thoát trong một tháng có thể lớn hơn nhiều so với dự đoán.

Chi phí vận hành không được ghi nhận đầy đủ

Bên cạnh nguyên liệu chính, hoạt động kinh doanh ăn uống còn phát sinh rất nhiều khoản chi phí nhỏ.

Ví dụ:

• Bao bì mang đi.

• Khăn giấy.

• Đá viên.

• Nước rửa chén.

• Ly nhựa.

• Túi đựng thực phẩm.

Mỗi khoản có thể không lớn nhưng khi cộng dồn theo tháng sẽ tạo thành chi phí đáng kể.

Nếu không có hệ thống quản lý tài chính quán cà phê hoặc quán ăn, chủ cửa hàng rất khó theo dõi chính xác các khoản này.

Khuyến mãi thiếu kiểm soát

Nhiều quán thường xuyên áp dụng chương trình giảm giá để thu hút khách hàng.

Tuy nhiên, nếu không theo dõi hiệu quả cụ thể, chương trình khuyến mãi có thể làm giảm lợi nhuận nhiều hơn mức doanh thu mang lại.

Một số trường hợp thường gặp:

• Giảm giá quá nhiều.

• Tặng món không kiểm soát.

• Áp dụng ưu đãi không đúng đối tượng.

• Không đo lường hiệu quả sau chương trình.

Điều này khiến doanh thu tăng nhưng lợi nhuận lại giảm.

Doanh thu phân tán trên nhiều kênh

Hiện nay khách hàng có thể thanh toán bằng nhiều hình thức khác nhau:

• Tiền mặt.

• Chuyển khoản ngân hàng.

• Ví điện tử.

• Thanh toán qua ứng dụng giao đồ ăn.

Khi dữ liệu nằm ở nhiều nơi, việc tổng hợp thủ công trở nên phức tạp hơn rất nhiều.

Nhiều chủ quán mất hàng giờ mỗi ngày chỉ để kiểm tra và đối chiếu các khoản thanh toán.

Nếu có sai sót trong quá trình tổng hợp, báo cáo cuối ngày sẽ không phản ánh đúng thực tế.

Đây là lý do nhiều quán ăn dù có doanh thu cao nhưng vẫn không xác định được chính xác lợi nhuận của mình.

Chủ quán cần theo dõi những báo cáo nào để biết quán đang tăng trưởng hay đi xuống?

Để quản lý doanh thu quán ăn hiệu quả, việc theo dõi báo cáo kinh doanh là điều không thể thiếu.

Thay vì chỉ nhìn vào số tiền bán được mỗi ngày, chủ quán cần tiếp cận hoạt động kinh doanh dưới góc độ dữ liệu.

Báo cáo doanh thu

Đây là báo cáo cơ bản nhất nhưng cũng quan trọng nhất.

Báo cáo doanh thu giúp chủ quán biết được:

• Doanh thu theo ngày.

• Doanh thu theo tuần.

• Doanh thu theo tháng.

• Doanh thu theo từng khung giờ.

Thông qua dữ liệu này, chủ quán có thể xác định thời điểm kinh doanh hiệu quả nhất để bố trí nhân sự và chuẩn bị nguyên liệu phù hợp.

Báo cáo lợi nhuận

Doanh thu cao chưa chắc lợi nhuận cao.

Báo cáo lợi nhuận giúp trả lời những câu hỏi như:

• Thực tế quán lời bao nhiêu.

• Nhóm món nào đang mang lại lợi nhuận tốt nhất.

• Món nào bán nhiều nhưng biên lợi nhuận thấp.

• Chi phí đang tăng ở đâu.

Đây là dữ liệu rất quan trọng để điều chỉnh chiến lược kinh doanh.

Báo cáo theo ca

Đối với quán ăn và quán cà phê, việc quản lý theo ca làm việc là điều cần thiết.

Báo cáo theo ca giúp:

• Đối soát doanh thu nhân viên.

• Kiểm tra số lượng hóa đơn.

• Kiểm tra tiền mặt cuối ca.

• Phát hiện sai lệch kịp thời.

Nhờ đó, chủ quán có thể hạn chế thất thoát và nâng cao tính minh bạch trong vận hành.

Báo cáo nhân viên

Hiệu quả hoạt động của nhân viên ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng và doanh thu.

Một hệ thống báo cáo tốt sẽ giúp theo dõi:

• Hiệu suất bán hàng.

• Số lượng đơn phục vụ.

• Thời gian làm việc.

• Kết quả theo từng ca.

Từ đó chủ quán có cơ sở để đánh giá, đào tạo và phân công công việc hợp lý hơn.

Báo cáo từ xa

Không phải chủ quán nào cũng có mặt tại cửa hàng suốt cả ngày.

Với những người quản lý nhiều chi nhánh hoặc thường xuyên di chuyển, khả năng theo dõi hoạt động kinh doanh từ xa là yếu tố rất quan trọng.

Thông qua báo cáo trực tuyến, chủ quán có thể:

• Xem doanh thu mọi lúc.

• Kiểm tra lượng khách.

• Theo dõi tình hình bán hàng.

• Đưa ra quyết định nhanh chóng.

Đây là xu hướng quản lý hiện đại đang được nhiều nhà hàng và quán ăn áp dụng.

Bado FnB giúp quản lý doanh thu quán ăn tại Cần Thơ như thế nào?

Trước áp lực cạnh tranh ngày càng lớn, nhiều chủ quán đang tìm kiếm một giải pháp giúp quản lý toàn diện hoạt động kinh doanh thay vì phải tổng hợp dữ liệu thủ công.

Bado FnB được phát triển dành riêng cho mô hình quán ăn, quán cà phê và nhà hàng với mục tiêu giúp chủ quán kiểm soát doanh thu, lợi nhuận và vận hành trên cùng một hệ thống.

Báo cáo doanh thu theo thời gian thực

Thay vì chờ cuối ngày hoặc cuối tháng, chủ quán có thể theo dõi doanh thu ngay khi giao dịch phát sinh.

Hệ thống cập nhật liên tục:

• Tổng doanh thu.

• Số lượng hóa đơn.

• Giá trị trung bình mỗi đơn hàng.

• Doanh thu theo khung giờ.

Nhờ đó, việc đánh giá hiệu quả kinh doanh trở nên nhanh chóng và chính xác hơn.

Báo cáo lợi nhuận trực quan

Một trong những điểm mạnh của Bado FnB là khả năng hỗ trợ theo dõi lợi nhuận thay vì chỉ dừng lại ở doanh thu.

Chủ quán có thể dễ dàng:

• So sánh doanh thu và chi phí.

• Theo dõi lợi nhuận theo thời gian.

• Xác định nhóm sản phẩm hiệu quả.

• Đưa ra quyết định nhập hàng phù hợp.

Điều này giúp việc quản lý tài chính quán cà phê hoặc quán ăn trở nên khoa học hơn rất nhiều.

Báo cáo theo ca minh bạch

Mỗi ca làm việc đều được ghi nhận đầy đủ trên hệ thống.

Nhờ đó chủ quán có thể:

• Đối soát doanh thu từng ca.

• Kiểm tra tiền mặt cuối ca.

• Theo dõi số lượng giao dịch.

• Hạn chế thất thoát trong quá trình vận hành.

Đây là công cụ rất hữu ích đối với các quán có nhiều nhân viên hoặc hoạt động theo nhiều khung giờ khác nhau.

Quản lý nhân viên hiệu quả hơn

Bado FnB hỗ trợ lưu trữ và theo dõi hoạt động của nhân viên trên cùng một hệ thống.

Chủ quán có thể:

• Phân quyền nhân viên.

• Theo dõi lịch sử thao tác.

• Đánh giá hiệu suất làm việc.

• Kiểm soát hoạt động bán hàng.

Điều này giúp nâng cao tính minh bạch và giảm thiểu các rủi ro trong quá trình vận hành.

Theo dõi hoạt động kinh doanh từ xa

Dù đang ở nhà, đi công tác hay quản lý nhiều chi nhánh, chủ quán vẫn có thể theo dõi toàn bộ hoạt động kinh doanh thông qua điện thoại hoặc máy tính.

Các dữ liệu như:

• Doanh thu theo thời gian thực.

• Tình trạng bán hàng.

• Báo cáo nhân viên.

• Hiệu quả kinh doanh.

đều được cập nhật liên tục trên hệ thống.

Nhờ đó, chủ quán có thể đưa ra quyết định nhanh chóng mà không cần có mặt trực tiếp tại cửa hàng.

Xem thêm: 5 Cách Giúp Bạn Quản Lý Quán Cà Phê Hiệu Quả, Doanh Thu Cao 

Đăng ký để trải nghiệm miễn phí bộ giải pháp toàn diện từ Bado FnB ngay tại đây nhé!

Kết luận

Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh hiện nay, việc chỉ nhìn vào doanh thu là chưa đủ để đánh giá hiệu quả hoạt động của quán ăn.

Muốn phát triển bền vững, chủ quán cần biết chính xác mình đang lời hay lỗ, chi phí đang phát sinh ở đâu và bộ phận nào cần được tối ưu.

Đó cũng là lý do ngày càng nhiều chủ quán quan tâm đến việc quản lý doanh thu quán ăn tại Cần Thơ bằng công nghệ thay vì các phương pháp thủ công trước đây.

Với hệ thống báo cáo doanh thu, báo cáo lợi nhuận, quản lý nhân viên, báo cáo theo ca và khả năng theo dõi từ xa, Bado FnB giúp chủ quán có cái nhìn toàn diện hơn về hoạt động kinh doanh, từ đó đưa ra những quyết định chính xác và kịp thời hơn.

Câu hỏi thường gặp

Quản lý doanh thu quán ăn là gì?

Đây là quá trình theo dõi, phân tích và kiểm soát doanh thu, chi phí và lợi nhuận nhằm đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh của quán ăn.

Vì sao doanh thu cao nhưng lợi nhuận vẫn thấp?

Nguyên nhân có thể đến từ chi phí nguyên liệu tăng, thất thoát trong vận hành, khuyến mãi thiếu kiểm soát hoặc không theo dõi đầy đủ các khoản chi phí phát sinh.

Chủ quán nên xem báo cáo kinh doanh bao lâu một lần?

Nên theo dõi hằng ngày hoặc theo thời gian thực để kịp thời phát hiện vấn đề và điều chỉnh hoạt động kinh doanh.

Báo cáo theo ca có cần thiết đối với quán ăn không?

Có. Báo cáo theo ca giúp đối soát doanh thu, kiểm tra tiền mặt và hạn chế thất thoát trong quá trình vận hành.

Bado FnB hỗ trợ quản lý doanh thu quán ăn như thế nào?

Bado FnB hỗ trợ báo cáo doanh thu, báo cáo lợi nhuận, quản lý nhân viên, báo cáo theo ca và theo dõi hoạt động kinh doanh theo thời gian thực trên cùng một hệ thống.