Như những ngành nghề khác, quản lý quán cà phê nghe tuy dễ nhưng để đi vào hoạt động ổn định là điều không hề dễ dàng. Dù bạn đang quản lý một quán cà phê quy mô nhỏ nhưng có rất nhiều vấn đề cần kiểm soát như: Quản lý tài chính, quản lý nhân viên, quản lý sản phẩm/dịch vụ, kho nguyên liệu, quản lý khách hàng,...

1. Quản lý quán cà phê hiệu quả mang đến lợi ích gì cho bạn?

Khi bắt đầu hoạt động kinh doanh quán cà phê, bạn cần phải quan tâm đến những điều như: Tìm hiểu thị trường; Tìm hiểu phân khúc khách hàng; Nghiên cứu và phát triển các loại đồ uống; Tìm mặt bằng kinh doanh; Cách quản lý quán cà phê để vận hành tốt,...

Vì vậy, việc quán cà phê của bạn được vận hành một cách khoa học, bài bản sẽ mang đến cho bạn rất nhiều lợi ích như:

Tăng khả năng cạnh tranh thông qua các chiến lược kinh doanh quán cafe phù hợp
Tạo ra môi trường làm việc tích cực cho nhân viên giúp tăng năng suất và hiệu quả làm việc
Đưa ra kế hoạch thu chi phù hợp để giảm chi phí và tăng lợi nhuận
Tạo ra trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng, đáp ứng đúng nhu cầu của họ, xây dựng thương hiệu tốt để chiếm tình cảm của khách hàng
Cải thiện doanh số bán hàng sẽ giúp tăng doanh số

2. 5 cách giúp bạn quản lý quán cà phê hiệu quả, doanh thu cao

Có rất nhiều cách để bạn có thể kiểm soát tình hình hoạt động kinh doanh của quán cà phê một cách hiệu quả mà vẫn mang đến nguồn lợi nhuận ổn định, thậm chí tăng gấp 2 - gấp 3 lần. Bado đã tổng hợp 5 cách phổ biến nhất mà bạn cần lưu ý.

2.1. Quản lý nguyên - vật liệu quán cà phê

Quản lý nguyên vật liệu quán cà phê

Nguyên liệu pha chế đóng vai trò quan trọng ảnh hưởng đến doanh số, lợi nhuận của quán cafe. Các khâu nhập - xuất nguyên liệu hàng ngày cũng là việc chúng ta khó kiểm soát và dễ xảy ra thất thoát nhất, đặc biệt là đối với những người mới bắt đầu và chưa có cách quản lý quán cà phê hiệu quả.

Để có thể kiểm soát nhanh chóng và chính xác nguyên – vật liệu cho quán, bạn nên:

Thường xuyên kiểm tra lượng tồn kho (theo định kỳ) để đảm bảo quán cà phê không bị thiếu nguyên vật liệu và tránh lãng phí.
Lập kế hoạch đặt hàng cho từng loại nguyên vật liệu để đảm bảo đủ nguyên - vật liệu cung cấp cho khách hàng.
Tìm kiếm nhà cung cấp đáng tin cậy để đảm bảo chất lượng đồ uống.
Lưu trữ nguyên vật liệu đúng cách, để nguyên vật liệu không bị hư hỏng hoặc bị mất đi. Hãy lưu trữ nguyên vật liệu trong điều kiện khô ráo, thoáng mát và tránh ánh nắng trực tiếp.
Tính toán chi phí nguyên vật liệu để đảm bảo rằng quán cafe không bị lãng phí và có thể tối ưu hóa chi phí.

2.2. Quản lý menu đồ uống

Quản lý menu đồ uống là một trong những yếu tố quan trọng giúp bạn thu hút và giữ chân khách hàng, đặc biệt là khi quán cà phê của bạn có những món đặc biệt “signature” sẽ càng thôi thúc họ quay lại cửa hàng của bạn vào lần sau.

Quản lý menu đồ uống

Bạn có thể khảo sát khách hàng để tìm ra những loại đồ uống hot hoặc được khách hàng yêu thích nhất, đồng thời tham khảo ý kiến của mặt bằng chung các khách hàng cho từng loại đồ uống để có thể cải thiện khẩu vị cho phù hợp với đại đa số khách hàng.

Bên cạnh đó, bạn cũng nên thường xuyên cập nhật menu đồ uống để danh sách các món nước trở nên đa dạng hơn. Bạn có thể thêm món mới hoặc loại bỏ những thức uống không được ưa chuộng và thay đổi giá cả tùy theo chính sách của quán. Một số món nước trái cây sẽ tùy thuộc vào mùa nên bạn cần lưu ý đến menu thường xuyên nhé!

2.3. Quản lý nhân viên

Nhân viên là người tiếp xúc trực tiếp, tư vấn và phục vụ khách hàng hằng ngày. Chính vì vậy bạn phải quản lý nhân viên và đào tạo nhân viên một cách kỹ càng, chi tiết thường xuyên bởi vì nhân viên sẽ là những người truyền đạt các thông điệp thương hiệu của bạn đến với khách hàng.

Trong quán cà phê cần có nhiều vị trí khác nhau như: Nhân viên phục vụ, bartender,... mỗi vị trí sẽ có trách nhiệm đảm nhận các vai trò và công việc khác nhau. Người quản lý nhân viên phải hiểu được tầm quan trọng và vai trò của các vị trí từ đó cần có các điều chỉnh và phân bổ nhân sự cho phù hợp. Việc phân chia nhân viên hợp lý sẽ giúp quán hoạt động hiệu quả và cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng của mình.

Quản lý nhân viên quán cà phê

Bạn cần có những quy tắc tuyển chọn nhân viên phục vụ chọn lọc và có chất lượng. Khi nhân viên mới vào làm thì phải đào tạo để nhân viên biết cách phục vụ. Tất cả các nhân viên ở mọi khâu làm việc đều phải linh hoạt, chủ động phục vụ khách một cách nhanh chóng, nhiệt tình để khách của mình không phải chờ đợi lâu. Để kích thích sự nhiệt tình, tận tâm ở nhân viên, bạn có thể đánh giá nhân viên hàng tháng để khen thưởng, xử phạt phù hợp.

2.4. Quản lý tài chính, hoạt động kinh doanh quán cà phê

Điều cần quan tâm hơn hết khi mở quán cà phê chính là lợi nhuận, nên bạn phải biết cách quản lý thu chi một cách chặt chẽ để không phải hao hụt tiền bạc.

Lập kế hoạch tài chính: Cần phải lập kế hoạch tài chính cho từng tháng để đảm bảo rằng chi phí và thu nhập của quán được kiểm soát tốt.
Quản lý chi phí, tìm cách để giảm chi phí mà không ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ và sản phẩm.
Đưa ra các chính sách khuyến mãi giúp quán thu hút được nhiều khách hàng hơn và tăng doanh thu.
Theo dõi tình hình kinh doanh, các chỉ số tài chính như doanh thu, lợi nhuận và chi phí để đánh giá và cải thiện hiệu quả kinh doanh thông qua các công cụ hỗ trợ như Bado FnB - Giải pháp quản lý quán cà phê chuyên nghiệp.

2.5. Thường xuyên theo dõi báo cáo

Nếu không thường xuyên theo dõi báo cáo, đánh giá hoạt động kinh doanh, bạn sẽ không thể nào biết được quán cà phê của mình đang vận hành như thế nào, lượng đơn hàng bán ra mỗi ngày là bao nhiêu, các món nước best-seller tại quán là món nào,...

Bado FnB - Giải pháp quản lý quán cà phê chuyên nghiệp

Tất cả 5 cách quản lý trên đều được “gói gọn” tại cùng một nơi, đó là Bado FnB - Giải pháp quản lý quán cà phê chuyên nghiệp. Tuy chỉ mới ra mắt trên thị trường nhưng Bado FnB đã được rất nhiều khách hàng tin tưởng lựa chọn để cùng đồng hành trong việc kinh doanh nhà hàng, quán ăn, quán cà phê,... Công cụ tuyệt vời này sở hữu nhiều tính năng quan trọng phục vụ tốt cho lĩnh vực F&B như:

Nhận order món trực tiếp trên máy tính bảng, máy POS hoặc khách hàng có thể chủ động gọi món thông qua mã QR vô cùng tiện lợi
Quản lý tốt tình trạng xuất - nhập tồn kho nguyên vật liệu, quản lý định lượng món,...
Quản lý menu quán theo món lẻ, combo,...
Quản lý cửa hàng, nhân viên từ xa
Xem báo cáo chi tiết chính xác: Báo cáo theo nhân viên, báo cáo theo doanh thu, báo cáo theo đơn bán hàng,...
Đa dạng phương thức thanh toán tiện lợi
Và nhiều tính năng hữu ích khác chờ bạn khám phá…

Đăng ký sử dụng miễn phí ngay hôm nay để trải nghiệm Bado FnB nhé!

Xem thêm: Giải Pháp Quản Lý Nhà Hàng, Quán Ăn Chuyên Nghiệp